Wanneer maak je automatisch een factuur voor Shopify-orders: bij betaling of bij verzending? Dit helpt webshops het juiste factuurmoment kiezen.
Maak je Shopify-factuur op het moment dat past bij je verkoopproces. Voor de meeste webshops is dat bij betaling. Verkoop je vaak producten die nog kunnen uitvallen voor verzending, dan kan factureren bij verzending beter passen. Welke route je ook kiest: zorg dat je Shopify-order automatisch als factuur in je boekhouding komt. Anders blijf je orders controleren, overtypen en corrigeren.
Gebruik je al een boekhoudpakket? Lees dan ook de handleidingen voor de Shopify Billit koppeling, Shopify Jortt koppeling, Shopify Acumulus koppeling en Shopify e-Boekhouden.nl koppeling.
Een bestelling in Shopify voelt afgerond zodra de klant heeft betaald. Maar je boekhouding ziet die order pas als jij er een factuur van maakt.
Daar ontstaat vaak twijfel:
Als je dit per order handmatig beslist, krijg je vanzelf verschillen. De ene factuurdatum is de betaaldatum. De andere is de verzenddatum. Soms vergeet iemand een order helemaal. En aan het eind van de maand moet je alsnog uitzoeken waarom Shopify en je boekhouding niet op hetzelfde totaal uitkomen.
Dat is precies het werk dat je wilt voorkomen.
Voor veel Shopify-webshops is dit de meest logische keuze.
De klant rekent af met iDEAL, Bancontact, creditcard, PayPal of een andere betaalmethode. De order is betaald. Dan mag de factuur meteen naar je boekhoudpakket.
Dit past vooral goed bij webshops waar:
Het voordeel is duidelijk: je boekhouding loopt direct mee met je verkoop. Je hoeft niet te wachten tot het magazijn klaar is. Ook voor btw-aangifte en maandafsluiting is dat rustiger, omdat betaalde orders niet blijven hangen.
Kies je voor automatisch versturen, dan kan de factuur ook meteen naar de klant. In Billit kun je bijvoorbeeld werken met e-mail of Peppol waar dat past. Daarover staat meer in het artikel over Shopify facturen versturen via Billit.
Factureren bij verzending kan beter passen als er regelmatig nog iets verandert nadat de klant heeft betaald.
Denk aan:
Dan voelt een factuur bij betaling te vroeg. Je maakt dan liever pas een factuur als de order echt de deur uitgaat.
Let wel op: dit vraagt discipline. Als een order betaald is maar nog niet verzonden, staat er nog geen factuur in je boekhouding. Dat is prima als je daar bewust voor kiest, maar niet als orders weken blijven hangen zonder duidelijke reden.
Er is geen algemene winnaar. Het hangt af van hoe je webshop werkt.
| Situatie | Meestal beste keuze |
|---|---|
| Klanten betalen direct en orders gaan bijna altijd door | Factuur bij betaling |
| Klanten vragen vaak direct om een factuur | Factuur bij betaling |
| Je verzendt pas na extra controle | Factuur bij verzending |
| Je verkoopt vaak pre-orders of producten met leveringsrisico | Factuur bij verzending |
| Je wilt boekhouding zo snel mogelijk compleet hebben | Factuur bij betaling |
| Je wilt alleen factureren wat echt verzonden is | Factuur bij verzending |
De fout zit meestal niet in de keuze zelf. De fout zit in half automatiseren.
Als je sommige orders bij betaling factureert, andere bij verzending, en weer andere handmatig, dan wordt controleren lastig. Kies een standaard en wijk alleen af als daar een duidelijke reden voor is.
Een factuurmoment kiezen lost retouren niet op.
Als een klant later iets terugstuurt, blijft de originele factuur bestaan. In je boekhouding hoort daar een creditnota tegenover te staan. Anders lijkt je omzet hoger dan hij echt is en klopt de btw niet meer met de terugbetaling.
Daarom moet je factuurproces niet stoppen bij de eerste order. Een goede koppeling neemt ook retouren mee. Lees eerst Shopify-retouren automatisch verwerken in je boekhouding voor de hoofdlijn. Voor Moneybird staat dat verder uitgewerkt in Shopify retouren in Moneybird automatisch creditfacturen aanmaken. Voor andere pakketten kun je ook kijken naar de artikelen over Acumulus en refunds, Jortt en creditnota’s en e-Boekhouden.nl refunds.
Handmatig facturen maken lijkt overzichtelijk zolang je weinig orders hebt. Maar zodra het druk wordt, ontstaan dezelfde fouten steeds opnieuw:
Een Shopify-orderbevestiging is bovendien niet hetzelfde als een geldige factuur. Dat verschil leggen we uit in waarom je Shopify-orderbevestiging geen geldige factuur is.
De praktische oplossing is simpel: laat Shopify het startpunt zijn en laat je boekhoudpakket automatisch de factuur maken.
Gebruik deze korte check:
Daarna is vooral belangrijk dat je boekhoudpakket dezelfde gegevens krijgt als Shopify: klant, adres, orderregels, verzendkosten, kortingen, btw en betaalstatus.
Gebruik je Moneybird? Begin met de Shopify Moneybird koppeling instellen handleiding. Gebruik je Billit, Jortt, Acumulus of e-Boekhouden.nl, kies dan de koppeling die bij jouw boekhouding past.
Factureren bij betaling is meestal de snelste en schoonste keuze. Factureren bij verzending is beter als orders vaak nog veranderen voordat ze weggaan.
Maar de grootste winst zit niet in die keuze alleen. De winst zit in consequent automatisch factureren. Dan verdwijnen betaalde Shopify-orders niet meer in een lijstje, hoeft je boekhouder niet te raden wat er is gebeurd, en sluiten Shopify en je boekhouding beter op elkaar aan.