Met een Shopify Jortt koppeling maak je automatisch Jortt-facturen van Shopify-orders, inclusief klantgegevens, btw en betaaltermijn.
TL;DR: Met een Shopify Jortt koppeling maak je automatisch Jortt-facturen van Shopify-orders, inclusief klantgegevens, btw en betaaltermijn.
Shopify is sterk in verkopen. Jortt is sterk in boekhouden. Maar tussen een Shopify-order en een Jortt-factuur zit normaal gesproken handwerk.
Je moet klantgegevens overnemen, regels aanmaken, btw controleren, betaaltermijn invullen en zorgen dat de factuur op de juiste klant staat. Bij een paar orders per maand is dat te doen. Bij dagelijkse orders wordt het een taak die steeds terugkomt en steeds foutgevoelig blijft.
Een Shopify Jortt koppeling maakt die stap automatisch. De app leest betaalde of verzonden Shopify-orders en maakt daar Jortt-facturen van.
De koppeling maakt eerst of vindt de juiste klant in Jortt. Daarna wordt de Shopify-order vertaald naar een factuur.
Daarbij worden onder meer meegenomen:
De koppeling is dus geen simpele CSV-export. Hij maakt van Shopify-orders Jortt-facturen en laat per order zien of dat gelukt is.
Je kunt facturen laten maken zodra een Shopify-order betaald is of zodra de order is verzonden.
Voor veel webshops is betaling het juiste moment. De klant heeft afgerekend, dus de factuur mag in Jortt staan.
Voor webshops waar orders nog wijzigen tussen betaling en verzending, is verzending vaak beter. Denk aan producten die soms niet op voorraad zijn, orderwijzigingen of handmatige B2B-controle.
De juiste keuze hangt af van hoe je orders afhandelt. Het belangrijkste is dat je niet per order hoeft te beslissen.
Btw is een van de belangrijkste redenen om Shopify niet als boekhouding te gebruiken. Shopify bewaart de order en belastingregels, maar Jortt moet de factuur administratief verwerken.
Bij het maken van een Jortt-factuur moet het btw-percentage toegestaan zijn voor de klant en situatie. Als Jortt een btw-tarief niet accepteert, is het beter dat de sync stopt met een duidelijke melding dan dat er stil een verkeerde factuur ontstaat.
Voor bredere context over Shopify en btw: btw-aangifte als Shopify-ondernemer.
Bij zakelijke orders wil je dat het btw-nummer uit Shopify wordt meegenomen. Dat kan uit het checkout tax field komen, uit een klantmetafield of uit een ordernotitie.
Als de order een geldige zakelijke context heeft, kan dat invloed hebben op de btw-behandeling. Ontbreekt het btw-nummer, dan moet de koppeling niet gokken.
Lees ook B2B verkopen via Shopify met facturen, btw-verlegd en betalingstermijnen als je veel zakelijke Shopify-orders verwerkt.
Wil je specifiek weten wat er bij Jortt met btw-nummers en betaaltermijnen gebeurt? Lees dan Shopify B2B-orders naar Jortt: btw-nummers en betaaltermijnen meenemen.
Jortt kan facturen bij aanmaak verzenden wanneer verzending is aangezet en er een klantmailadres beschikbaar is.
Dat is handig als klanten direct een factuur moeten ontvangen. Is er geen e-mailadres beschikbaar, dan kan de factuur wel worden aangemaakt, maar de verzending niet automatisch lukken.
Belangrijk voor refunds: Jortt kan creditnota’s via de API alleen aanmaken voor facturen die verzonden zijn. Als je refunds automatisch wilt verwerken, moet je dus goed nadenken over je verzendinstelling.
Jortt heeft een belangrijke beperking: de API ondersteunt alleen creditnota’s voor een volledige factuur. Deelrefunds, alleen-verzendkosten-refunds en handmatige bedrag-refunds kunnen dus niet altijd automatisch als Jortt-creditnota worden aangemaakt.
Die grens moet vooraf duidelijk zijn. Een volledige refund kan anders werken dan een gedeeltelijke refund.
Daarom verdient refunds bij Jortt een aparte uitleg: Jortt koppelen aan Shopify: wat gebeurt er met refunds en creditnota’s?.
Gebruik je Moneybird in plaats van Jortt? Dan is er een aparte Shopify Moneybird koppeling. Moneybird ondersteunt ook automatische creditfacturen bij Shopify-retouren; zie Shopify retouren in Moneybird.
Dat is vooral nuttig als je nog twijfelt tussen boekhoudpakketten of meerdere administraties naast elkaar gebruikt.
Een Shopify Jortt koppeling past bij webshops die:
Als je alleen af en toe een order hebt, kan handmatig invoeren nog prima werken. Zodra je iedere week dezelfde boekhoudtaak herhaalt, is automatiseren logischer.
Begin met een testorder. Koppel Jortt, kies je factuurtrigger, zet eventueel verzending aan en maak een factuur van een echte Shopify-testorder.
Controleer daarna:
Pas als die checks kloppen, laat je nieuwe Shopify-orders automatisch naar Jortt lopen.