Verwerk Shopify B2B-orders in Jortt met klantgegevens, btw-nummers, betaaltermijn en duidelijke foutmeldingen bij btw-problemen.
TL;DR: Verwerk Shopify B2B-orders in Jortt met klantgegevens, btw-nummers, betaaltermijn en duidelijke foutmeldingen bij btw-problemen.
B2B-orders in Shopify zijn administratief gevoeliger dan gewone consumentenorders. Een zakelijke klant wil een factuur die klopt. Jij wilt dat dezelfde order ook goed in Jortt staat.
Daarvoor zijn meer gegevens nodig dan alleen het ordertotaal. Denk aan bedrijfsnaam, btw-nummer, factuuradres, e-mailadres, betaaltermijn en de juiste btw-behandeling.
Een Shopify Jortt koppeling moet die gegevens uit Shopify halen en vertalen naar een Jortt-factuur. Niet als platte export, maar als bruikbaar boekhoudproces.
Voor de basis van gewone Shopify-orders naar Jortt-facturen staat hier het hoofdartikel over de Shopify Jortt koppeling.
Bij een consumentenorder is het proces vaak simpel: klant betaalt, order wordt verzonden, factuur wordt geboekt.
Bij B2B-orders kunnen deze dingen erbij komen:
Als een van die gegevens ontbreekt, kan de factuur er wel netjes uitzien, maar administratief alsnog verkeerd zijn.
Shopify kan btw-nummers op verschillende plekken bewaren. De koppeling moet daarom meerdere bronnen kunnen gebruiken.
Praktische bronnen zijn:
custom.vat_number;Als er geen btw-nummer is, moet de koppeling niet gokken. Dan hoort de order als gewone consumentenorder of binnenlandse verkoop verwerkt te worden, afhankelijk van land en ordergegevens.
Voor de bredere B2B-context: B2B verkopen via Shopify met facturen, btw-verlegd en betalingstermijnen.
Een belangrijk verschil met handmatig invoeren: de API moet werken met de btw-tarieven die Jortt voor de klant toestaat.
Als Jortt een btw-tarief niet accepteert, moet de sync stoppen met een duidelijke melding. Dat is beter dan een verkeerde factuur maken.
Een foutmelding klinkt misschien vervelend, maar bij btw is dat juist nuttig. Een zichtbare fout kun je oplossen. Een stille verkeerde boeking merk je pas later.
Veel B2B-klanten betalen niet direct. Ze bestellen in Shopify, maar verwachten een factuur met bijvoorbeeld 14 of 30 dagen betaaltermijn.
Een koppeling kan die betaaltermijn op de Jortt-factuur zetten. Daarmee hoeft niemand per order de vervaldatum te corrigeren.
Dat is vooral handig bij repeat B2B-klanten. Elke kleine handmatige correctie lijkt onschuldig, maar bij tientallen orders per week wordt het een vaste administratieve taak.
Voor B2B is de juiste factuurtrigger belangrijk.
Maak je de factuur bij betaling, dan staat de factuur snel in Jortt. Dat past bij orders die direct definitief zijn.
Maak je de factuur bij verzending, dan voorkom je dat er al een factuur staat terwijl de order nog kan wijzigen. Dat past beter bij groothandel, backorders of handmatige orderchecks.
De beste keuze hangt af van je operatie. Niet van wat technisch toevallig het makkelijkst is.
Bij Jortt heeft verzending ook invloed op creditnota’s. Jortt kan via de API alleen creditnota’s maken voor facturen die verzonden zijn.
Wil je volledige refunds automatisch naar Jortt-creditnota’s laten gaan, dan moet je dus rekening houden met je verzendinstelling. Zet je verzending niet aan, dan kan dat later gevolgen hebben voor de refund-verwerking.
Lees voor die grens ook Jortt koppelen aan Shopify: wat gebeurt er met refunds en creditnota’s?.
Gebruik je Moneybird in plaats van Jortt? Dan kun je de Shopify Moneybird koppeling gebruiken als vergelijkbare route van orders naar facturen.
Voor refunds is Shopify retouren in Moneybird relevant. Het probleem is hetzelfde: hoe krijg je Shopify-correcties goed in je boekhouding?
Test deze scenario’s voordat je de koppeling voor echte orders gebruikt:
Controleer daarna in Jortt of de klant, btw, factuurregels en betaaltermijn goed staan. Als dat klopt, kun je nieuwe B2B-orders met veel meer vertrouwen automatisch laten verwerken.