Hoe Shopify-orders naar e-Boekhouden.nl gaan: relaties, facturen, btw-codes, grootboek, kostenplaatsen en creditnota’s.
Korte samenvatting: een Shopify e-Boekhouden koppeling zet Shopify-orders om naar boekhoudkundige verkoopfacturen in e-Boekhouden.nl. De kern zit in relaties, factuurnummers, btw-codes, grootboek, kostenplaatsen en creditfacturen voor refunds.
Shopify is sterk in orders, checkout en betalingen. e-Boekhouden.nl is bedoeld voor de administratie. Zonder koppeling moet iemand klantgegevens overnemen, factuurregels aanmaken, btw-codes kiezen, verzendkosten verwerken en refunds corrigeren. Dat werk is gevoelig voor fouten, vooral zodra er B2B-orders, kortingen of internationale verkopen bij komen.
e-Boekhouden.nl heeft een eigen pagina voor de Shopify-koppeling en documentatie voor de e-Boekhouden API. Voor een professionele Shopify-koppeling is vooral belangrijk hoe orderdata wordt vertaald naar relaties, facturen, boekingsregels en creditfacturen.
Een Shopify e-Boekhouden koppeling maakt van een betaalde Shopify-order een verkoopfactuur in e-Boekhouden.nl. Daarbij wordt eerst bepaald welke relatie bij de order hoort. Daarna worden de orderregels, verzendkosten, kortingen en btw-bedragen vertaald naar factuurregels.
De koppeling is dus geen platte export. Het is een boekhoudkundige vertaallaag tussen Shopify en e-Boekhouden.nl.
e-Boekhouden.nl koppelt verkoopfacturen aan relaties. Daarom begint een goede sync niet bij de factuur, maar bij de klant. De koppeling moet bestaande relaties herkennen en nieuwe relaties aanmaken wanneer dat nodig is.
Voor Shopify is een stabiele relatiecode belangrijk. E-mailadressen kunnen wijzigen of ontbreken, terwijl een Shopify klant-ID of order-ID betrouwbaarder is als technische sleutel. Bij zakelijke orders moet ook het bedrijfsveld worden meegenomen. Als er een bedrijfsnaam en btw-nummer aanwezig zijn, hoort de relatie als zakelijke klant te worden verwerkt.
De e-Boekhouden-koppeling gebruikt een API-token om verbinding te maken. Na het koppelen moet de app niet blind facturen inschieten, maar eerst de juiste administratie-instellingen ophalen.
In de praktijk wil je dat de koppeling bij installatie een actieve factuursjabloon en een verkoopgrootboek kiest, maar dat de merchant deze instellingen later kan aanpassen. Zo blijft de administratie controleerbaar zonder dat elke order handmatig hoeft te worden geboekt.
Een belangrijk verschil tussen Shopify en e-Boekhouden.nl zit in btw. Shopify levert belastingregels en percentages mee. e-Boekhouden.nl verwacht btw-codes. De koppeling moet die vertaling goed doen, anders klopt de factuur wel optisch maar niet administratief.
Dat laatste punt is belangrijk bij internationale verkoop, afgeronde bedragen en kortingen. Als Shopify een btw-bedrag berekent en e-Boekhouden.nl dat bedrag opnieuw probeert te benaderen, kunnen kleine verschillen ontstaan. Lees voor bredere context ook btw-aangifte als Shopify-ondernemer.
Veel boekhoudkoppelingen gaan mis doordat ze alleen productregels verwerken. Een Shopify-order bevat vaak ook verzendkosten, orderkortingen, regelkortingen en prijzen inclusief btw. Die onderdelen moeten netjes op de factuur terechtkomen.
Bij productregels hoort de korting verwerkt te worden in de prijs van de regel. Verzendkosten horen als aparte factuurregel op de factuur te staan. Als Shopify prijzen inclusief btw opslaat, moet de koppeling de bedragen exclusief btw naar e-Boekhouden.nl sturen wanneer de factuur daar als exclusief-btw factuur wordt aangemaakt.
Een refund in Shopify moet boekhoudkundig worden gecorrigeerd. Alleen de originele factuur synchroniseren is niet genoeg als er later een retour of gedeeltelijke terugbetaling plaatsvindt.
Voor winkels met retouren is dit een essentieel onderdeel van de Shopify e-Boekhouden koppeling. Zonder refund-sync loopt de omzet in de administratie snel uit de pas met Shopify.
Bij B2B-orders is extra context nodig. Een bedrijfsnaam, btw-nummer, land en factuuradres bepalen hoe de relatie en factuur moeten worden verwerkt. Zeker bij EU B2B-orders moet duidelijk zijn of er btw wordt berekend, verlegd of niet toegepast.
Wie zakelijke Shopify-orders verwerkt, moet daarom niet alleen naar het totaalbedrag kijken. De koppeling moet ook klanttype, btw-nummer en factuurtekst goed doorzetten. Zie ook: B2B verkopen via Shopify met btw verlegd.
Sommige koppelingen halen Shopify-orders periodiek op. Andere koppelingen werken met Shopify-webhooks en reageren zodra een relevante orderstatus verandert, bijvoorbeeld wanneer een order betaald of verzonden is.
Een periodieke sync is eenvoudiger, maar minder direct. Een webhook-sync geeft sneller inzicht per order en maakt foutopvolging makkelijker. Voor webshops met lage volumes kan een batch volstaan. Voor webshops die hun administratie actueel willen houden, is een directe sync meestal praktischer.
Een Shopify e-Boekhouden koppeling is geen volledige financiële reconciliatie. Orders naar facturen synchroniseren is iets anders dan Shopify Payments-uitbetalingen, transactiekosten en bankmutaties afletteren.
Niet standaard. Shopify beheert orders en betalingen. Voor verkoopfacturen in e-Boekhouden.nl is een koppeling, import of maatwerkproces nodig.
Nee. Een orderbevestiging is niet hetzelfde als een boekhoudkundige factuur. Zie ook: waarom je Shopify-orderbevestiging geen geldige factuur is.
Minimaal is een API-token nodig. Daarnaast moet de koppeling weten welk factuursjabloon, verkoopgrootboek en eventueel welke kostenplaats gebruikt moet worden.
Ja, mits de koppeling refunds omzet naar negatieve regels of creditfacturen en dezelfde relatie gebruikt als bij de oorspronkelijke order.
Nee. Facturen synchroniseren gaat over omzet en btw. Reconciliatie gaat over uitbetalingen, transactiekosten, bankmutaties en betaalprovidergegevens.