Een refund in Shopify is nog geen correctie in je boekhouding. Zo verwerk je retouren, creditnota’s, btw en terugbetalingen automatisch.
Een refund in Shopify is niet genoeg. Je boekhouding heeft ook een creditnota nodig, met de juiste producten, verzendkosten, btw en terugbetaling. Anders klopt je omzet in Shopify wel, maar je administratie niet. Automatiseer daarom niet alleen je facturen, maar ook je retouren.
Wil je per boekhoudpakket verder lezen? Bekijk de artikelen over Shopify retouren in Moneybird, refunds verwerken in Acumulus, Jortt koppelen aan Shopify refunds en Shopify refunds in e-Boekhouden.nl.
Een klant stuurt een product terug. Jij maakt een refund in Shopify. De klant krijgt geld terug. Klaar, toch?
Niet voor je boekhouding.
Shopify weet dat je geld hebt terugbetaald. Maar je boekhoudpakket moet ook weten welke verkoop is gecorrigeerd. Anders blijft de originele factuur volledig meetellen. Dan klopt je omzet niet. Je btw klopt niet. En je boekhouder moet achteraf uitzoeken waarom er meer gefactureerd is dan er uiteindelijk verkocht is.
Dat gaat vooral mis bij webshops die facturen wel automatiseren, maar retouren daarna weer handmatig doen.
Een retour raakt meerdere onderdelen:
Bij een volledige retour is dat nog redelijk overzichtelijk. Bij een deelretour wordt het sneller rommelig.
Stel: een klant koopt drie producten en stuurt er een terug. Of de klant krijgt alleen verzendkosten terug. Of er zat een korting op de order. Dan wil je niet dat iemand in je boekhouding gaat gokken welk bedrag waar hoort.
Handmatig retouren verwerken lijkt onschuldig. Je maakt even een creditnota aan en klaar.
In praktijk gaan hier vaak dingen mis:
Eentje is al irritant. Tien per maand worden een controleklus.
En als je boekhouder die verschillen pas ziet bij de maandafsluiting, ben je te laat. Dan moet iemand Shopify, betalingen en boekhouding naast elkaar leggen.
De beste plek om een retour te starten is Shopify zelf. Daar ziet je team welke order wordt terugbetaald en welk bedrag naar de klant gaat.
Daarna moet de boekhouding automatisch volgen.
Een goede koppeling maakt van die Shopify-refund een creditnota in je boekhoudpakket. Niet als losse correctie zonder context, maar gekoppeld aan de verkoop waar hij bij hoort.
Daarbij wil je minimaal dat dit meegaat:
Dat is geen luxe. Dat is de basis waardoor je administratie controleerbaar blijft.
Veel webshops besteden veel aandacht aan de eerste factuur, maar minder aan de correctie erna. Terwijl retouren juist bepalen of je administratie echt klopt.
Een factuur zegt: dit heb je verkocht.
Een creditnota zegt: dit deel van die verkoop is teruggedraaid.
Zonder creditnota blijft je boekhouding doen alsof de volledige verkoop is blijven staan. Dat is vooral vervelend bij drukke periodes, zoals Black Friday, sale, feestdagen of productdrops. Dan lopen retouren vaak weken door nadat de omzet al is geboekt.
Automatische creditnota’s halen dat handwerk eruit.
De hoofdlijn is bij elk boekhoudpakket hetzelfde: Shopify maakt de refund, je boekhouding krijgt de correctie.
De details verschillen per pakket. Daarom hebben we per koppeling aparte artikelen:
Gebruik je nog geen koppeling? Dan is het slim om niet alleen naar facturen te kijken. Kijk meteen of retouren ook goed worden verwerkt.
Retouren kun je pas netjes corrigeren als de originele factuur ook netjes is aangemaakt.
Dat betekent:
Als de eerste factuur al handmatig of onvolledig is, wordt de retourcorrectie ook lastiger.
Begin daarom bij het juiste factuurmoment. In Shopify-facturen automatisch maken: bij betaling of bij verzending? staat hoe je die keuze maakt. Controleer ook of verzendkosten en kortingen goed op je Shopify-factuur terechtkomen, want juist daar ontstaan bij retouren vaak verschillen.
Gebruik je Moneybird, dan helpt de handleiding Shopify Moneybird koppeling instellen om de basis goed neer te zetten. Voor andere pakketten kun je starten bij de artikelen over Billit, Jortt, Acumulus en e-Boekhouden.nl.
Controleer dit voordat je retouren automatiseert:
Als je hierop “nee” of “weet ik niet” antwoordt, zit daar waarschijnlijk het lek.
Retouren zijn geen los administratief klusje. Ze zijn onderdeel van je factuurproces.
Als Shopify een refund registreert, moet je boekhouding automatisch volgen met een creditnota die klopt. Dan voorkom je omzetverschillen, btw-correcties achteraf en onnodige vragen van je boekhouder.
Facturen automatiseren is stap een. Retouren automatiseren maakt het pas af.