B2B-orders in Shopify vragen om complete facturen: bedrijfsgegevens, btw-nummer, betaaltermijn en juiste boekhouding. Zo automatiseer je dat.
B2B-orders in Shopify vragen om meer dan een standaard consumentenfactuur. Je wilt bedrijfsnaam, btw-nummer, adres, orderregels, betaaltermijn en de juiste btw-behandeling in je boekhouding krijgen. Automatiseer dat vanaf de order, anders blijf je bedrijfsgegevens aanvullen en facturen corrigeren.
Wil je eerst de btw-kant begrijpen? Lees dan B2B verkopen via Shopify: facturen met btw-verlegd, bedrijfsgegevens en betalingstermijnen. Dit artikel gaat vooral over de praktische boekhouding: hoe je voorkomt dat B2B-orders handwerk worden.
Een consumentenorder is meestal simpel. Naam, adres, betaling, factuur.
Bij een zakelijke order wil je meer gegevens netjes op de factuur:
Als die gegevens ontbreken, krijg je vragen. Van de klant, omdat de factuur niet bruikbaar is. Of van je boekhouder, omdat de order niet netjes te verwerken is.
Dat is precies waarom B2B-facturen niet iets zijn dat je “later wel even” wilt bijwerken.
Veel webshops beginnen met een simpele oplossing: Shopify-order openen, gegevens kopieren, factuur maken in het boekhoudpakket.
Dat werkt bij een paar orders. Tot het druk wordt.
Dan zie je dezelfde fouten terugkomen:
Het probleem is niet dat B2B ingewikkeld moet zijn. Het probleem is dat je te veel losse velden handmatig moet bewaken.
Bij zakelijke klanten wil je het btw-nummer niet achteraf via mail opvragen. Dat kost tijd en het zorgt voor rommel in je administratie.
Het btw-nummer moet bij de order beschikbaar zijn en daarna meegaan naar je boekhoudpakket. Dan staat het op de factuur waar het hoort.
Dat is vooral belangrijk bij zakelijke klanten uit andere EU-landen. Maar ook bij Nederlandse en Belgische B2B-orders wil je klantgegevens compleet houden. Een factuur zonder juiste bedrijfsgegevens komt vaak terug.
Voor verdieping over btw-nummers en zakelijke Shopify-orders kun je ook kijken naar How to Get Shopify VAT Numbers Into Your Accounting Software.
Niet elke B2B-order wordt direct afgerekend zoals een consumentenbestelling.
Sommige zakelijke klanten werken met een betaaltermijn. Bijvoorbeeld 14, 30 of 60 dagen. Als je die factuur handmatig maakt, moet je telkens opletten welke vervaldatum erbij hoort.
Dat is foutgevoelig.
Je wilt dat je boekhoudpakket meteen een factuur maakt met de juiste datum en betaaltermijn. Dan ziet de klant wat er verwacht wordt en kan je boekhouding openstaande posten goed volgen.
Voor Moneybird staat de basis uitgelegd in Shopify Moneybird koppeling instellen. Gebruik je Billit, dan is het artikel over Shopify B2B-orders naar Billit relevant.
Bij B2B-orders moet je ook bepalen wanneer de factuur wordt gemaakt.
Soms wil je factureren zodra de order betaald is. Dat past bij webshops waar zakelijke klanten direct afrekenen.
Soms wil je pas factureren na verzending. Dat past bij webshops waar orders nog worden gecontroleerd of waar voorraad kan wijzigen.
Die keuze moet je bewust maken. Meer daarover staat in Shopify-facturen automatisch maken: bij betaling of bij verzending?.
B2B-order teruggedraaid? Dan is alleen een refund in Shopify niet genoeg.
Je boekhouding heeft een creditnota nodig die aansluit op de originele factuur. Anders blijft de verkoop te hoog staan en moet je boekhouder corrigeren.
Dat geldt ook voor deelretouren. Als een zakelijke klant een deel van de bestelling terugstuurt, wil je dat de correctie duidelijk bij de juiste order hoort.
Lees hiervoor ook Shopify-retouren automatisch verwerken in je boekhouding.
De beste keuze hangt af van het pakket dat je al gebruikt. Stap niet over van boekhouding alleen voor Shopify als je verder tevreden bent. Koppel Shopify liever aan het pakket waar jij en je boekhouder al mee werken.
Handige startpunten:
Kijk per koppeling niet alleen of er een factuur wordt gemaakt. Kijk of de B2B-gegevens meegaan die je echt nodig hebt.
Controleer bij je volgende zakelijke Shopify-order:
Als je deze punten handmatig moet nalopen, is de kans groot dat er vroeg of laat iets blijft liggen.
B2B-facturen in Shopify vragen om complete gegevens en een vaste werkwijze. Niet omdat elke zakelijke order moeilijk is, maar omdat kleine ontbrekende velden later veel correctiewerk geven.
Laat Shopify-orders daarom automatisch naar je boekhouding gaan, inclusief bedrijfsgegevens, btw-nummer, betaaltermijn, orderregels en retourcorrecties. Dan wordt B2B-verkoop geen aparte administratie naast je webshop.