Verwerk Shopify B2B-orders in Billit met btw-nummers, betaaltermijnen, factuurregels en creditnota’s voor refunds.
TL;DR: Verwerk Shopify B2B-orders in Billit met btw-nummers, betaaltermijnen, factuurregels en creditnota's voor refunds.
B2B-orders in Shopify vragen om meer dan alleen een orderbedrag. Je wilt een factuur met de juiste bedrijfsgegevens, het juiste btw-nummer, een duidelijke betaaltermijn en later ook een creditnota als er iets wordt terugbetaald.
Dat is precies waar handmatig werken foutgevoelig wordt. Bij consumentenorders kom je vaak nog weg met standaardgegevens. Bij zakelijke orders valt een fout sneller op, omdat de klant de factuur zelf ook in zijn administratie gebruikt.
Een Shopify Billit koppeling helpt door B2B-orderdata uit Shopify naar Billit te brengen zonder dat je per order alles opnieuw hoeft over te typen.
Voor de basis van orders, facturen en refunds staat hier het hoofdartikel over de Shopify Billit koppeling.
Voor een gewone factuur zijn productregels, prijzen en btw nodig. Voor B2B-orders komen daar extra velden bij:
Shopify kan een deel van die gegevens op verschillende plekken bewaren. Het btw-nummer kan uit een checkout tax field komen, uit een klantmetafield of uit een ordernotitie. Een goede koppeling kijkt daarom niet naar slechts een veld.
Het btw-nummer is vooral belangrijk bij zakelijke klanten binnen de EU. Het bepaalt niet alleen wat er op de factuur staat, maar ook hoe je de btw behandelt.
Als het btw-nummer ontbreekt, kan een koppeling niet zomaar doen alsof het een zakelijke btw-verlegde order is. Dan moet de order als consumentenverkoop of gewone binnenlandse verkoop worden behandeld, afhankelijk van de ordergegevens.
Dat klinkt streng, maar het is beter dan stille fouten boeken. Een factuur die er netjes uitziet maar fiscaal verkeerd is, veroorzaakt later meer werk.
Voor de bredere uitleg over B2B in Shopify staat hier een goed startpunt: B2B verkopen via Shopify met facturen, btw-verlegd, bedrijfsgegevens en betalingstermijnen.
Niet elke zakelijke klant betaalt direct. Sommige B2B-klanten bestellen via Shopify, maar betalen achteraf op factuur.
In Billit wil je dan niet alleen een factuurdatum, maar ook een vervaldatum. De koppeling kan een betaaltermijn gebruiken, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen, zodat de Billit-factuur direct de juiste vervaldatum krijgt.
Dat voorkomt twee problemen:
Zeker bij repeat B2B-orders scheelt dit veel kleine correcties.
Bij B2B-orders is het moment van factureren belangrijk. Maak je de factuur zodra de order betaald is? Of pas wanneer de order is verzonden?
Als orders na betaling nog kunnen wijzigen, is factureren bij verzending vaak veiliger. Als orders direct definitief zijn, is factureren bij betaling meestal logisch.
De koppeling ondersteunt beide triggers. Daarmee sluit de facturatie aan op je operatie in plaats van andersom.
Retouren zijn bij B2B net zo belangrijk als bij consumentenorders. Als een zakelijke klant een deel van de order terugstuurt, moet de correctie ook in Billit terechtkomen.
Een Shopify-refund verwerkt de betaling of terugbetaling in Shopify. De boekhoudkundige correctie is de creditnota in Billit.
Zonder creditnota blijft de originele omzet staan. Ook de btw-administratie kan daardoor verkeerd worden. Dat probleem is niet Billit-specifiek. In Shopify retouren in Moneybird zie je hetzelfde mechanisme voor Moneybird: refund in Shopify, creditfactuur in het boekhoudpakket.
Bij B2B-orders wil de klant de factuur vaak direct ontvangen. Met Billit kun je facturen laten versturen per e-mail of via Peppol wanneer de klant daarvoor beschikbaar is.
Dat is vooral handig als Shopify de plek is waar de order binnenkomt, maar Billit de plek is waar de klant zijn factuur hoort te krijgen.
Lees daarvoor ook Shopify facturen versturen via Billit: e-mail of Peppol waar mogelijk.
Let wel op het klantmailadres. Zonder e-mailadres kan een factuur wel worden aangemaakt, maar niet per e-mail worden verzonden. De sync moet dat als verzendprobleem tonen, niet als reden om de factuur opnieuw te maken.
Test niet alleen een simpele consumentenorder. Test juist de ordertypes die fout kunnen gaan:
Controleer daarna in Billit of de factuurregels, klantgegevens, btw en vervaldatum kloppen.
Gebruik je Moneybird in plaats van Billit? Dan is de Shopify Moneybird koppeling de logische route. De specifieke instellingen verschillen per boekhoudpakket, maar de vraag is hetzelfde: hoe zorg je dat Shopify-orders zonder handwerk als juiste facturen in je administratie staan?
Voor Billit is het antwoord: koppel je account, kies de juiste trigger, zet betaaltermijn en verzending goed, en test je B2B-scenario’s voordat je alles automatisch laat lopen.