Verzendkosten en kortingen maken Shopify-facturen foutgevoelig. Zo zorg je dat ordertotaal, btw en boekhouding blijven kloppen.
Een Shopify-orderbedrag overnemen is niet genoeg. Je factuur moet ook de productregels, verzendkosten, kortingen en btw goed weergeven. Vooral bij handmatig invoeren ontstaan daardoor fouten. Automatiseer je facturen daarom zo dat het totaal in je boekhouding aansluit op Shopify, zonder bedragen opnieuw te typen.
Start je met een koppeling? Bekijk de handleidingen voor Moneybird, Billit, Jortt, Acumulus en e-Boekhouden.nl.
In Shopify ziet een order er simpel uit. Producten, verzendkosten, korting, btw, totaal. De klant heeft betaald. Alles lijkt rond.
Maar zodra je die order handmatig in je boekhouding zet, moet je beslissen hoe je die bedragen opschrijft.
Zet je verzendkosten als aparte regel op de factuur? Trek je korting van het product af? Gebruik je een aparte kortingsregel? Welk btw-tarief hoort bij de verzendkosten? En hoe controleer je daarna of het factuurtotaal nog precies gelijk is aan Shopify?
Daar gaat het vaak mis.
Niet omdat iemand dom werk doet. Maar omdat Shopify-orders meer details bevatten dan je op het eerste gezicht ziet.
Verzendkosten zijn geen voetnoot. Ze zijn onderdeel van wat de klant betaalt.
Als je verzendkosten vergeet op de factuur, klopt het totaal niet. Als je ze op de verkeerde manier boekt, kan je omzet of btw-overzicht scheef lopen. En als je verzendkosten later worden terugbetaald, moet ook die correctie netjes mee.
Voor simpele binnenlandse orders valt het soms mee. Maar zodra je verschillende landen, btw-tarieven of gratis verzending vanaf een bepaald bedrag hebt, wil je niet handmatig gaan reconstrueren wat er is gebeurd.
Een factuur moet laten zien wat de klant kocht en betaalde. Verzendkosten horen daarbij.
Kortingen maken het nog lastiger.
Een korting kan op verschillende manieren in Shopify ontstaan:
Voor de klant maakt dat niet uit. Die ziet gewoon een lager totaal.
Voor je boekhouding maakt het wel uit. De factuur moet uitkomen op hetzelfde bedrag als Shopify. En de btw moet passen bij de regels waarop de korting effect heeft.
Daarom is “even het totaalbedrag invoeren” geen goede basis voor een webshop die groeit.
Dit zijn herkenbare fouten:
Een paar cent verschil lijkt klein. Maar bij veel orders wordt dat veel uitzoekwerk. Zeker als je boekhouder aan het eind van de maand vraagt waarom het betaalsaldo wel klopt, maar de facturen niet.
Een goede automatische factuur neemt niet alleen het eindbedrag over.
Je wilt dat deze onderdelen uit Shopify goed in je boekhouding landen:
Dat maakt de factuur leesbaar voor jou, je klant en je boekhouder.
Het helpt ook bij retouren. Want als een klant een deel van de order terugstuurt, wil je weten welk product en welk bedrag gecorrigeerd moeten worden. Lees daarvoor ook Shopify-retouren automatisch verwerken in je boekhouding.
Gebruik je Moneybird, dan kun je starten met Shopify Moneybird koppeling instellen. Daarin staat hoe je Shopify-orders automatisch naar Moneybird krijgt.
Gebruik je Billit, lees dan de Shopify Billit koppeling. Voor webshops die facturen ook direct willen versturen, is het artikel over Billit e-mail en Peppol relevant.
Gebruik je Jortt, Acumulus of e-Boekhouden.nl, bekijk dan:
De vraag is niet alleen: kan de koppeling een factuur maken? De betere vraag is: klopt die factuur ook wanneer er verzendkosten, kortingen en retouren zijn?
Verzendkosten en kortingen zijn niet het enige wat je moet kiezen. Ook het moment van factureren is belangrijk.
Maak je de factuur zodra de order betaald is? Of pas zodra de order verzonden is?
Voor webshops met snelle fulfilment is factureren bij betaling vaak logisch. Voor webshops waar orders nog kunnen wijzigen voor verzending, kan factureren bij verzending beter passen.
We leggen dat verder uit in Shopify-facturen automatisch maken: bij betaling of bij verzending?.
Pak een paar recente Shopify-orders en controleer deze punten in je boekhouding:
Als je dit alleen met veel klikwerk kunt controleren, is dat een teken dat je proces te handmatig is.
Verzendkosten en kortingen zijn kleine regels met grote gevolgen. Ze bepalen of je factuur aansluit op Shopify en of je boekhouding later nog te controleren is.
Daarom moet je Shopify-factuur meer doen dan een totaalbedrag kopieren. Hij moet de order logisch overnemen: producten, verzending, korting, btw en klantgegevens. Dan voorkom je verschillen voordat ze ontstaan.