Verwerk Shopify refunds als creditnota’s in e-Boekhouden.nl, met relaties, btw-codes, grootboek en e-mailinstellingen.
TL;DR: Verwerk Shopify refunds als creditnota's in e-Boekhouden.nl, met relaties, btw-codes, grootboek en e-mailinstellingen.
Een Shopify-refund verandert je order in Shopify. Maar je verkoopfactuur in e-Boekhouden.nl verandert niet vanzelf mee.
Als je een klant geld terugbetaalt, moet je administratie ook worden gecorrigeerd. Anders blijft de oorspronkelijke omzet staan en klopt je btw niet meer met wat je echt hebt verkocht.
Voor het volledige proces van order naar factuur is er het hoofdartikel over de Shopify e-Boekhouden koppeling. Hier gaat het specifiek over refunds en creditnota’s.
Veel webshops richten hun koppeling eerst in voor nieuwe orders. Dat is logisch: betaalde Shopify-order erin, factuur in e-Boekhouden.nl eruit.
Maar daarna komen retouren.
Een klant stuurt een product terug. Je doet een refund in Shopify. De betaling wordt gecorrigeerd. Maar zonder creditnota staat de originele factuur nog steeds voor het volle bedrag in e-Boekhouden.nl.
Dat geeft problemen bij:
Hetzelfde probleem speelt in Moneybird. Zie Shopify retouren in Moneybird: automatisch creditfacturen aanmaken voor een vergelijkbare uitleg.
Voor een creditnota moet de koppeling niet alleen een negatief bedrag boeken. De creditnota moet bij de juiste relatie horen en dezelfde administratieve logica volgen als de oorspronkelijke factuur.
Daarbij zijn deze onderdelen belangrijk:
Als een refund alleen als losse negatieve regel wordt weggeschreven zonder deze context, krijg je later alsnog rommel.
Gedeeltelijke refunds zijn waar handwerk meestal misgaat.
Voorbeelden:
Een goede koppeling gebruikt de Shopify-refunddata om te bepalen welke regels moeten worden gecorrigeerd. De btw-codes moeten aansluiten op de oorspronkelijke verkoopregels.
e-Boekhouden.nl werkt met btw-codes. Shopify levert percentages en belastingregels. De koppeling moet die vertaling goed doen, ook bij creditnota’s.
Dat is belangrijk bij:
Voor algemene btw-context: btw-aangifte als Shopify-ondernemer.
Sommige webshops willen creditnota’s alleen boeken. Andere willen dat de klant de creditnota ook automatisch ontvangt.
Bij e-Boekhouden.nl moet daarvoor niet alleen een klantmailadres beschikbaar zijn, maar ook een geldige e-mailinstelling. Denk aan e-mailsjabloon, afzenderadres en afzendernaam.
Als mailen mislukt, moet de creditnota niet dubbel worden aangemaakt. De juiste uitkomst is:
Test minimaal:
Controleer daarna in e-Boekhouden.nl of de relatie, creditnota, btw-codes en grootboekregels goed staan.
Wil je het hele proces van order naar factuur zien? Lees dan Shopify e-Boekhouden koppeling: facturen, btw-codes en refunds verwerken.
Refunds zijn geen randzaak. Zodra je Shopify-orders naar e-Boekhouden.nl synchroniseert, moet je ook weten wat er met retouren gebeurt.
Een goede koppeling maakt niet alleen verkoopfacturen, maar verwerkt ook creditnota’s met de juiste relatie, btw-codes, grootboekinstellingen en e-mailinstellingen.