Shopify refunds in e-Boekhouden.nl: creditnota's automatisch goedzetten

TL;DR: Verwerk Shopify refunds als creditnota's in e-Boekhouden.nl, met relaties, btw-codes, grootboek en e-mailinstellingen.

Een Shopify-refund verandert je order in Shopify. Maar je verkoopfactuur in e-Boekhouden.nl verandert niet vanzelf mee.

Als je een klant geld terugbetaalt, moet je administratie ook worden gecorrigeerd. Anders blijft de oorspronkelijke omzet staan en klopt je btw niet meer met wat je echt hebt verkocht.

Voor het volledige proces van order naar factuur is er het hoofdartikel over de Shopify e-Boekhouden koppeling. Hier gaat het specifiek over refunds en creditnota’s.

Waarom refunds aparte aandacht nodig hebben

Veel webshops richten hun koppeling eerst in voor nieuwe orders. Dat is logisch: betaalde Shopify-order erin, factuur in e-Boekhouden.nl eruit.

Maar daarna komen retouren.

Een klant stuurt een product terug. Je doet een refund in Shopify. De betaling wordt gecorrigeerd. Maar zonder creditnota staat de originele factuur nog steeds voor het volle bedrag in e-Boekhouden.nl.

Dat geeft problemen bij:

• omzet;
• btw-aangifte;
• klantadministratie;
• aansluiting tussen Shopify en boekhouding.

Hetzelfde probleem speelt in Moneybird. Zie Shopify retouren in Moneybird: automatisch creditfacturen aanmaken voor een vergelijkbare uitleg.

Hoe verwerkt e-Boekhouden.nl een creditnota?

Voor een creditnota moet de koppeling niet alleen een negatief bedrag boeken. De creditnota moet bij de juiste relatie horen en dezelfde administratieve logica volgen als de oorspronkelijke factuur.

Daarbij zijn deze onderdelen belangrijk:

• relatie in e-Boekhouden.nl;
• factuursjabloon;
• verkoopgrootboek;
• debiteurenrekening;
• kostenplaats als die wordt gebruikt;
• btw-codes;
• eventueel e-mailsjabloon en afzender.

Als een refund alleen als losse negatieve regel wordt weggeschreven zonder deze context, krijg je later alsnog rommel.

Gedeeltelijke refunds

Gedeeltelijke refunds zijn waar handwerk meestal misgaat.

Voorbeelden:

• klant stuurt 1 product uit een order terug;
• klant krijgt alleen verzendkosten terug;
• een kortingscorrectie wordt achteraf gedaan;
• er zitten meerdere btw-tarieven in de originele order.

Een goede koppeling gebruikt de Shopify-refunddata om te bepalen welke regels moeten worden gecorrigeerd. De btw-codes moeten aansluiten op de oorspronkelijke verkoopregels.

Btw-codes blijven leidend

e-Boekhouden.nl werkt met btw-codes. Shopify levert percentages en belastingregels. De koppeling moet die vertaling goed doen, ook bij creditnota’s.

Dat is belangrijk bij:

• 21% en 9% btw;
• 0% regels;
• afwijkende btw-bedragen;
• internationale orders;
• B2B-orders.

Voor algemene btw-context: btw-aangifte als Shopify-ondernemer.

Creditnota automatisch mailen

Sommige webshops willen creditnota’s alleen boeken. Andere willen dat de klant de creditnota ook automatisch ontvangt.

Bij e-Boekhouden.nl moet daarvoor niet alleen een klantmailadres beschikbaar zijn, maar ook een geldige e-mailinstelling. Denk aan e-mailsjabloon, afzenderadres en afzendernaam.

Als mailen mislukt, moet de creditnota niet dubbel worden aangemaakt. De juiste uitkomst is:

• creditnota bestaat in e-Boekhouden.nl;
• verzending is mislukt;
• het overzicht toont dat verzending aandacht nodig heeft;
• je kunt na correctie opnieuw verzenden.

Wat moet je testen?

Test minimaal:

• volledige refund;
• gedeeltelijke refund;
• refund met verzendkosten;
• refund op order met korting;
• refund op B2B-order;
• refund zonder klantmailadres;
• refund met automatisch mailen aan.

Controleer daarna in e-Boekhouden.nl of de relatie, creditnota, btw-codes en grootboekregels goed staan.

Meer over de e-Boekhouden-koppeling

Wil je het hele proces van order naar factuur zien? Lees dan Shopify e-Boekhouden koppeling: facturen, btw-codes en refunds verwerken.

Conclusie

Refunds zijn geen randzaak. Zodra je Shopify-orders naar e-Boekhouden.nl synchroniseert, moet je ook weten wat er met retouren gebeurt.

Een goede koppeling maakt niet alleen verkoopfacturen, maar verwerkt ook creditnota’s met de juiste relatie, btw-codes, grootboekinstellingen en e-mailinstellingen.