Shopify Moneybird koppeling
Shopify Moneybird koppeling: automatisch factureren, betalingen en creditfacturen
Stel de Shopify Moneybird koppeling in: van API-token tot automatische facturen, btw-mapping en betalingen in 10 minuten.
Je hebt een Shopify-webshop en je boekhouding draait op Moneybird. Tot nu toe typ je elke bestelling handmatig over. Of misschien kopieer je orderbedragen naar een spreadsheet en stuurt je die door naar je boekhouder. Hoe dan ook: het kost tijd, het is foutgevoelig, en het schaalt niet.
In deze handleiding laat ik stap voor stap zien hoe je de Shopify Moneybird koppeling van New craft installeert en configureert. Na 10 minuten worden je Shopify-bestellingen automatisch als factuur in Moneybird aangemaakt, inclusief klantgegevens, btw en betalingen.
De app werkt met alle Moneybird-abonnementen. Je hoeft geen eigenaar te zijn van de Moneybird-administratie, maar je hebt wel een API-token nodig met de juiste rechten.
Ga naar de app in de Shopify App Store en klik op “Installeren”. Shopify vraagt om toestemming voor toegang tot je bestellingen en klantgegevens. Bevestig dit. Na de installatie opent de app direct in je Shopify-admin.
Je start automatisch met een gratis proefperiode van 14 dagen. Er worden geen kosten in rekening gebracht tot die periode voorbij is.
De app heeft een API-token nodig om facturen in Moneybird te kunnen aanmaken. Zo maak je die aan:
Plak het token in de app-instellingen onder “Moneybird API token” en klik op opslaan. De app verbindt nu met je Moneybird-administratie. Je ziet een bevestiging met de naam van je administratie.
De app kan facturen aanmaken op drie momenten:
Voor de meeste webshops is “bij betaling” de beste keuze. Je factureert dan alleen bestellingen die daadwerkelijk betaald zijn. Geen rommel in je boekhouding door geannuleerde of onbetaalde orders.
Moneybird kent twee soorten verkoopfacturen:
Twijfel je? Kies “verkoopfactuur”. Je hebt dan alle opties beschikbaar, inclusief automatische betalingsregistratie en creditfacturen bij retouren.
Shopify en Moneybird gebruiken allebei btw-tarieven, maar ze zijn niet automatisch aan elkaar gekoppeld. De app toont een overzicht van de btw-tarieven in je Shopify-winkel en laat je per tarief kiezen welk Moneybird btw-tarief daarbij hoort.
Typische mapping voor een Nederlandse webshop:
| Shopify btw-tarief | Moneybird btw-categorie |
|---|---|
| NL 21% | Verkopen 21% btw |
| NL 9% | Verkopen 9% btw |
| EU btw-verlegd 0% | Intracommunautaire leveringen |
| Buiten EU 0% | Export buiten EU |
Neem hier even de tijd voor. Een verkeerde btw-mapping betekent foutieve btw-aangiftes. Als je twijfelt, vraag je boekhouder welke Moneybird-categorien bij jouw situatie passen.
Elke factuurgroep in Moneybird heeft een grootboekrekening nodig. De app laat je kiezen uit de grootboekrekeningen in je administratie. Voor de meeste webshops is dat “Omzet webshop” of een vergelijkbare omzetrekening.
Verkoop je verschillende productcategorien? Dan kun je ook per producttype een aparte grootboekrekening instellen. Boeken gaan naar “Omzet boeken”, kleding naar “Omzet kleding”, enzovoort. Maar dat is optioneel. Voor de basisinstelling volstaat een enkele grootboekrekening.
Voordat je de koppeling live zet voor al je bestellingen, test je met een echte of test-order:
Klopt alles? Dan is je koppeling klaar. Vanaf nu worden alle bestellingen automatisch verwerkt.
Klopt er iets niet? Check eerst de btw-mapping en de sync-instellingen. De meeste problemen zitten in een verkeerde btw-categorie of een sync-trigger die nog niet is ingesteld.
Standaard maakt de app facturen aan in Moneybird. Maar je kunt ook automatisch betalingen laten registreren. Als een klant betaalt via iDEAL, creditcard of een andere betaalmethode, wordt die betaling direct op de factuur in Moneybird geboekt.
Dit scheelt je het handmatig afletteren van bankafschriften. Zet “Betalingen synchroniseren” aan in de app-instellingen en je bent klaar.
Verwerk je regelmatig retouren? De app kan automatisch creditfacturen aanmaken in Moneybird als er een refund plaatsvindt in Shopify. Volledige retouren, gedeeltelijke retouren, en zelfs retouren van alleen verzendkosten worden ondersteund.
Zet “Automatisch creditfacturen aanmaken” aan in de instellingen. De creditfactuur wordt aangemaakt op basis van de originele factuur, met de juiste btw-codes en bedragen.
Wil je dat Moneybird de factuur direct naar je klant e-mailt? Dat kan. Je hebt drie opties:
Let op: dit werkt alleen met het documenttype “verkoopfactuur”, niet met “externe verkoopfactuur”.
Nee, de app verwerkt alleen nieuwe bestellingen vanaf het moment dat je de koppeling activeert. Oude orders moet je handmatig invoeren of exporteren via een andere methode.
De app zoekt eerst of een klant al bestaat in Moneybird op basis van het Shopify-klant-ID of e-mailadres. Als de klant gevonden wordt, wordt die gekoppeld aan de factuur. Er worden geen dubbele contacten aangemaakt.
Ja. De app overschrijft geen bestaande facturen. Je kunt facturen na aanmaak vrij bewerken in Moneybird.
De app kost 29 euro per maand. Geen losse tiers, geen extra kosten voor functies als betalingsregistratie of creditfacturen. Je begint met 14 dagen gratis.
De hele installatie kost je minder dan 10 minuten. Start je gratis proefperiode en test het met een bestelling. Je boekhouder zal je dankbaar zijn.