Shopify-orders handmatig in e-Boekhouden.nl zetten? Zo voorkom je fouten

TL;DR: Shopify-orders handmatig in e-Boekhouden.nl invoeren gaat vaak mis bij relaties, btw-codes, kortingen, verzendkosten en refunds.

Shopify-orders handmatig in e-Boekhouden.nl zetten lijkt in het begin prima. Je hebt een order, maakt een relatie of factuur aan, vult regels in en boekt de verkoop.

Maar zodra je meer orders krijgt, zie je waar het misgaat. Niet omdat e-Boekhouden.nl ingewikkeld is, maar omdat Shopify-orders veel details bevatten: klantgegevens, kortingen, verzendkosten, btw, refunds en soms B2B-informatie.

Voor veel webshops is de vraag simpel: wanneer werkt handmatig invoeren nog, en wanneer wordt een Shopify e-Boekhouden koppeling logischer?

Relaties eerst, facturen daarna

e-Boekhouden.nl werkt met relaties. Dat betekent dat je niet alleen een factuurregel aanmaakt, maar ook moet zorgen dat de klant goed staat.

Bij handmatig invoeren ontstaan fouten zoals:

• dezelfde klant meerdere keren aanmaken;
• bedrijfsnaam vergeten;
• factuuradres verkeerd overnemen;
• btw-nummer niet invullen;
• e-mailadres op de verkeerde plek zetten.

Een koppeling kan de relatie op basis van Shopify-data aanmaken of terugvinden voordat de factuur wordt gemaakt.

Btw-codes zijn geen Shopify-percentages

Shopify werkt met belastingregels en percentages. e-Boekhouden.nl werkt met btw-codes.

Dat verschil is belangrijk. Als je handmatig invoert, moet je zelf bepalen welke e-Boekhouden-code bij de Shopify-order past.

Dat gaat vooral mis bij:

• 21% en 9% door elkaar;
• 0% btw;
• EU B2B;
• OSS;
• kortingen;
• afgeronde bedragen.

Lees voor bredere context ook btw-aangifte als Shopify-ondernemer.

Kortingen en verzendkosten

Een Shopify-order bestaat vaak uit meer dan producten. Er kunnen verzendkosten, kortingscodes en regelkortingen op zitten.

Als je alleen productregels overneemt, sluit e-Boekhouden.nl niet aan op Shopify. Als je de korting als losse regel boekt, kan de btw alsnog verkeerd uitkomen.

Een goede koppeling verwerkt productregels, kortingen en verzendkosten op basis van de orderdata, zodat het totaal en de btw beter aansluiten.

Refunds niet vergeten

De grootste fout bij handmatig invoeren komt vaak later. De order is netjes geboekt, maar een klant retourneert iets.

Shopify heeft dan een refund. e-Boekhouden.nl heeft nog steeds de oorspronkelijke factuur.

Daarom moet je ook creditnota’s verwerken. Lees ook Shopify refunds in e-Boekhouden.nl: creditnota’s automatisch goedzetten.

Hetzelfde probleem zie je bij Moneybird. Zie Shopify retouren in Moneybird.

Facturen mailen

Als je handmatig werkt, moet je vaak ook handmatig mailen. Bij e-Boekhouden.nl kan dat prima, maar het kost tijd en is makkelijk te vergeten.

Met een koppeling kun je facturen automatisch laten mailen, mits klantmailadres, e-mailsjabloon en afzenderadres goed staan. Lees daarvoor facturen automatisch mailen vanuit e-Boekhouden.nl na een Shopify-order.

Wanneer is handmatig nog goed genoeg?

Handmatig invoeren kan werken als:

• je weinig Shopify-orders hebt;
• je alleen eenvoudige binnenlandse orders hebt;
• je bijna geen refunds hebt;
• je geen B2B-orders verwerkt;
• je bewust maandelijks in batches boekt.

Zodra je dagelijks orders hebt of regelmatig uitzonderingen verwerkt, gaat handmatig invoeren tijd kosten en fouten geven.

Wanneer kies je voor een koppeling?

Een Shopify e-Boekhouden koppeling wordt nuttig als je:

• relaties automatisch wilt laten aanmaken;
• verkoopfacturen automatisch wilt boeken;
• btw-codes goed wilt laten vertalen;
• grootboek en kostenplaats wilt instellen;
• refunds als creditnota’s wilt verwerken;
• facturen automatisch wilt kunnen mailen;
• in het overzicht wilt zien wat gelukt is.

Gebruik je Moneybird in plaats van e-Boekhouden.nl? Dan is de Shopify Moneybird koppeling de vergelijkbare route.

Conclusie

Shopify-orders handmatig in e-Boekhouden.nl zetten is vooral riskant door de details. Relaties, btw-codes, kortingen, verzendkosten en refunds moeten allemaal goed worden verwerkt.

Als je die details elke week opnieuw moet controleren, is dat geen boekhouden meer. Dan is het operationeel werk dat je beter kunt automatiseren.