Shopify Moneybird koppeling
Shopify Moneybird koppeling: automatisch factureren, betalingen en creditfacturen
Btw-aangifte doen met een Shopify-webshop en Moneybird. Btw-mapping, veelgemaakte fouten en een checklist per kwartaal.
Het is weer kwartaaleinde. Je logt in bij de Belastingdienst, opent je btw-aangifte, en dan begint het. Hoeveel omzet had je precies? Welk deel was 21%, welk deel 9%? Heb je intracommunautaire leveringen gehad? Klopt het btw-bedrag dat je hebt ontvangen met wat je moet afdragen?
Als je een Shopify-webshop runt en Moneybird gebruikt als boekhouding, hoeft dit geen stressvol moment te zijn. Maar dan moet je administratie wel op orde zijn. In dit artikel laat ik zien hoe je ervoor zorgt dat je Shopify Moneybird koppeling alles goed registreert, zodat je btw-aangifte in vijf minuten klaar is.
Moneybird berekent je btw-aangifte automatisch op basis van je facturen. Elke factuur heeft een btw-categorie, en Moneybird telt per kwartaal op hoeveel omzet en btw er per categorie is. Je hoeft alleen de cijfers te controleren en door te sturen naar de Belastingdienst.
Dat werkt perfect. Mits elke factuur de juiste btw-categorie heeft. En daar gaat het bij veel Shopify-ondernemers mis.
Shopify en Moneybird gebruiken allebei btw-tarieven, maar ze noemen ze anders. Shopify kent “NL VAT 21%”. Moneybird kent “Verkopen 21% btw”, maar ook “Intracommunautaire leveringen” en “Export buiten EU”. Als de koppeling niet weet welk Shopify-tarief bij welke Moneybird-categorie hoort, komen facturen in de verkeerde rubriek terecht.
Het gevolg: je btw-aangifte klopt niet. Je geeft te veel of te weinig btw aan. Bij een controle is dat een naheffing plus rente.
De oplossing is simpel maar cruciaal: stel je btw-mapping goed in bij de installatie van de koppeling. Neem daar vijf minuten de tijd voor en check het met je boekhouder als je twijfelt.
Voor de meeste Nederlandse Shopify-webshops zijn er vier rubrieken relevant in de btw-aangifte:
Je standaard binnenlandse verkopen. Het overgrote deel van je Shopify-orders valt hieronder. In Moneybird is dit de categorie “Verkopen 21% btw”.
Verlaagd tarief voor producten als boeken, voedsel, en bepaalde diensten. Als je dit soort producten verkoopt, moet je in Shopify een apart btw-tarief van 9% instellen en dat mappen naar “Verkopen 9% btw” in Moneybird.
Verkopen aan bedrijven met een geldig btw-nummer in een ander EU-land. Btw-tarief is 0% (btw verlegd). In Moneybird map je dit naar “Intracommunautaire leveringen”. Deze rubriek moet je apart invullen in je btw-aangifte.
Hier gaat het het vaakst mis. Als je btw-verlegd orders mapt naar gewone 0%-verkopen in plaats van de ICP-categorie, verschijnen ze niet in rubriek 3a. De Belastingdienst verwacht die daar wel, zeker als je Opgaaf ICP (de aanvullende opgave voor intracommunautaire leveringen) moet doen.
Verkopen aan klanten buiten de EU, zowel B2B als B2C. Btw-tarief 0%. In Moneybird is dit “Export buiten EU”. Staat apart in je btw-aangifte.
Na honderden installaties zie ik steeds dezelfde fouten terugkomen:
“Ik verkoop alleen in Nederland, dus alles is 21%.” Klopt misschien nu. Maar zodra je een bestelling uit Belgie of Duitsland krijgt, past Shopify automatisch het lokale btw-tarief toe (of 0% bij btw-verlegd). Als die orders allemaal als 21% in Moneybird terechtkomen, klopt je aangifte niet.
Intracommunautaire leveringen en gewone 0%-verkopen zijn niet hetzelfde. ICP-leveringen moeten in rubriek 3a. Gewone 0%-verkopen (zoals export buiten EU) in rubriek 3b. Als je beide naar dezelfde Moneybird-categorie mapt, maakt Moneybird er een pot van.
Verzendkosten volgen het btw-tarief van de producten in de bestelling. In Moneybird moet de verzendkostenregel hetzelfde btw-tarief hebben als de productregels. De koppeling regelt dit automatisch, maar check het bij je eerste testbestelling.
Doe dit aan het eind van elk kwartaal, voor je de aangifte indient:
Als je btw-mapping goed staat en je creditfacturen automatisch worden aangemaakt, kosten deze checks vijf minuten. Geen spreadsheets, geen handmatig tellen.
Verkoop je voor meer dan 10.000 euro per jaar aan consumenten in andere EU-landen? Dan val je onder de One Stop Shop (OSS) regeling. Je moet dan btw berekenen op basis van het tarief in het land van de koper. Duitsland: 19%. Belgie: 21%. Frankrijk: 20%.
Shopify past deze tarieven automatisch toe als je EU-belastingen goed hebt ingesteld. De Moneybird-koppeling mapt elk tarief naar de juiste Moneybird btw-categorie. Maar je moet die categorien wel aanmaken in Moneybird als ze er nog niet zijn. Check dit met je boekhouder, want OSS-aangifte is een apart formulier bij de Belastingdienst.
Een veelgestelde vraag: maakt het uit of betalingen geregistreerd zijn in Moneybird voor de btw-aangifte?
Voor de btw-aangifte op factuurbasis (de standaard in Nederland) niet. De btw is verschuldigd op het moment dat je de factuur uitreikt, niet op het moment van betaling. Maar betalingsregistratie is wel handig om te controleren of al je facturen daadwerkelijk betaald zijn. Openstaande facturen kunnen duiden op problemen die je wilt oplossen voor het einde van het kwartaal.
De Moneybird-koppeling registreert betalingen automatisch. Elke Shopify-betaling wordt direct geboekt op de bijbehorende factuur.
De volgende btw-deadline komt sneller dan je denkt. Hoe eerder je administratie automatisch loopt, hoe minder werk je hebt bij het kwartaaleinde. Installeer de Shopify Moneybird koppeling, stel de btw-mapping goed in, en je volgende btw-aangifte is een kwestie van controleren en indienen. Niet van urenlang uitzoeken waar dat verschil vandaan komt.