Shopify Moneybird koppeling
Shopify Moneybird koppeling: automatisch factureren, betalingen en creditfacturen
Shopify stuurt orderbevestigingen, geen geldige facturen. Dit ontbreekt er volgens de Belastingdienst en zo los je het op.
Vorige maand kreeg een Shopify-ondernemer uit Utrecht een brief van de Belastingdienst. Btw-controle over 2024. Geen paniek, dacht hij. Alles netjes bijgehouden. Shopify stuurt toch automatisch facturen naar klanten?
Nee. Dat doet Shopify niet. Wat Shopify verstuurt is een orderbevestiging. En een orderbevestiging is geen factuur. Niet volgens de Nederlandse wet, niet volgens de Belastingdienst, en niet volgens je boekhouder. In dit artikel leg ik uit wat er ontbreekt, waarom dat een probleem is, en hoe je het oplost met een automatische Moneybird-koppeling.
De Belastingdienst is heel specifiek over wat er op een factuur moet staan. Dit zijn de verplichte gegevens:
Elf verplichte elementen. Laten we eens kijken hoeveel daarvan Shopify standaard meestuurt.
De “factuur” die Shopify naar je klanten e-mailt bij een bestelling is technisch een orderbevestiging. Laten we de checklist langslopen:
| Vereiste | Shopify orderbevestiging | Status |
|---|---|---|
| Naam verkoper | Winkelnaam (niet altijd de juridische naam) | Onvolledig |
| Adres verkoper | Niet standaard zichtbaar | Ontbreekt |
| Btw-identificatienummer verkoper | Niet aanwezig | Ontbreekt |
| KvK-nummer | Niet aanwezig | Ontbreekt |
| Factuurdatum | Orderdatum (niet hetzelfde) | Onvolledig |
| Opeenvolgend factuurnummer | Shopify ordernummer (niet opeenvolgend) | Onvolledig |
| Omschrijving producten | Productnaam en aantal | OK |
| Leverdatum | Niet aanwezig | Ontbreekt |
| Bedrag exclusief btw | Alleen inclusief btw (standaard) | Onvolledig |
| Btw-tarief | Btw-bedrag staat er wel, tarief niet altijd duidelijk per regel | Onvolledig |
| Btw-bedrag | Totaal btw-bedrag aanwezig | OK |
Twee van de elf vereisten zijn volledig in orde. Twee. De rest ontbreekt of is onvolledig. Dat is geen geldige factuur.
“Maar mijn klanten klagen niet.” Klopt. De meeste consumenten kijken niet naar factuurvereisten. Maar de Belastingdienst wel. En je boekhouder ook.
De Belastingdienst kan je uitgaande facturen opvragen als onderdeel van een btw-controle. Als die facturen niet aan de wettelijke vereisten voldoen, kun je een naheffing krijgen. In het ergste geval wordt je btw-aftrek op inkoopfacturen geweigerd omdat je administratie niet op orde is.
Zakelijke klanten hebben een geldige factuur nodig voor hun eigen btw-administratie. Zonder jouw btw-nummer op de factuur kan je klant de btw niet aftrekken. Dat leidt tot klachten, extra werk, en soms verloren klanten.
Verkoop je aan bedrijven in andere EU-landen? Dan moet de factuur het btw-nummer van zowel jou als de afnemer bevatten, plus de vermelding “btw verlegd”. Shopify doet dit niet. Een Shopify-orderbevestiging voor een btw-verlegd order is niet rechtsgeldig.
Je hebt drie opties, van simpel tot volledig geautomatiseerd.
Je kunt de orderbevestiging in Shopify aanpassen via de notificatie-templates. Voeg je btw-nummer, KvK-nummer en adres toe aan de template. Probleem: Shopify genereert geen opeenvolgende factuurnummers, toont geen bedragen exclusief btw per regel, en de leverdatum ontbreekt. Je lost een paar punten op, maar niet alles.
Geschikt als je een heel klein volume hebt en bereid bent de beperkingen te accepteren. Niet geschikt als je boekhouder een nette administratie verwacht.
Apps als Sufio of Order Printer Pro maken factuur-PDF’s vanuit Shopify. Ze voegen de ontbrekende gegevens toe en genereren opeenvolgende factuurnummers. Het nadeel: de facturen leven alleen in Shopify. Je moet ze nog steeds handmatig exporteren of doorsturen naar je boekhouding. En je hebt nu twee systemen om bij te houden.
De meest complete oplossing. Een koppeling tussen Shopify en je boekhoudsoftware maakt automatisch een echte factuur aan bij elke bestelling. Geen Shopify-template-aanpassingen, geen PDF-export, geen dubbel werk.
Gebruik je Moneybird? De New craft Shopify Moneybird koppeling maakt bij elke Shopify-bestelling automatisch een verkoopfactuur aan in Moneybird. Die factuur bevat alle wettelijk verplichte gegevens: je btw-nummer, KvK-nummer, opeenvolgend factuurnummer, btw-specificatie per tarief, en de juiste klantgegevens.
Moneybird genereert de factuur. Moneybird kent de regels. Jij hoeft er niet meer naar om te kijken.
Laten we de checklist opnieuw langslopen, maar nu met een Moneybird-koppeling:
Elf van de elf vereisten: afgevinkt. Automatisch. Bij elke bestelling.
Als je onder de kleineondernemersregeling valt (omzet onder 20.000 euro per jaar), hoef je geen btw te berekenen. Maar je moet nog steeds facturen uitreiken die aan de basisvereisten voldoen. Alleen de btw-gerelateerde regels vervallen.
Alleen als die PDF alle verplichte gegevens bevat. De standaard Shopify-orderpagina en het “invoice” template in Order Printer bevatten niet alle verplichte elementen. Je moet de template aanpassen of een andere oplossing gebruiken.
Bij een btw-controle kan de Belastingdienst je administratie afkeuren als je facturen niet aan de vereisten voldoen. In de praktijk krijg je bij een eerste controle meestal een waarschuwing en de kans om het te herstellen. Maar het risico op een naheffing is reeel, vooral bij grotere bedragen of B2B-transacties.
Begin vandaag met het goed inrichten. Maak voor de lopende periode alsnog correcte facturen aan via je boekhoudsoftware. Hoe langer je wacht, hoe groter de achterstand. Een Moneybird-koppeling regelt het vanaf nu automatisch. De achterstand moet je eenmalig handmatig inhalen.
Je wilt niet dat je eerste btw-controle het moment is waarop je erachter komt dat je facturen niet kloppen. Installeer de Shopify Moneybird koppeling, stel de btw-mapping in, en elke bestelling wordt vanaf nu een geldige factuur. Automatisch.
Start je gratis proefperiode van 14 dagen en controleer het zelf met een testbestelling.