Laat Billit Shopify-facturen automatisch versturen per e-mail of via Peppol wanneer de klant daarvoor geregistreerd is.
TL;DR: Laat Billit Shopify-facturen automatisch versturen per e-mail of via Peppol wanneer de klant daarvoor geregistreerd is.
Een factuur automatisch aanmaken is handig. Maar daarna komt vaak nog een tweede taak: de factuur versturen.
Als je Shopify-orders handmatig in Billit zet, open je daarna meestal de factuur, controleer je de klantgegevens en mail je de factuur alsnog naar de klant. Bij B2B-klanten komt daar soms Peppol bij. Dat is precies het soort werk dat steeds terugkomt en bijna nooit waarde toevoegt.
Met een Shopify Billit koppeling kun je niet alleen facturen aanmaken, maar ook kiezen wat er daarna met die factuur gebeurt: niets automatisch versturen, per e-mail versturen, of Peppol gebruiken wanneer dat voor de klant mogelijk is.
Wil je eerst het hele proces van Shopify-order naar Billit-factuur zien? Lees dan het hoofdartikel over de Shopify Billit koppeling.
Niet elke webshop wil facturen automatisch naar klanten sturen.
Sommige webshops gebruiken de factuur alleen intern voor de boekhouding. Andere webshops verkopen veel B2B en willen dat klanten direct een nette factuur ontvangen. En bij zakelijke klanten kan Peppol belangrijk zijn, vooral wanneer de klant daar zelf om vraagt.
Daarom is het beter om verzending niet stiekem altijd aan te zetten. Je wilt controle over het moment waarop Billit iets naar je klant stuurt.
De praktische opties zijn:
Voor de meeste Shopify-orders is e-mail de gewone route. De koppeling gebruikt het e-mailadres van de Shopify-order. Als dat adres beschikbaar is, kan Billit de factuur naar de klant mailen nadat de factuur is aangemaakt.
Dat bespaart vooral tijd bij B2B-orders. Je hoeft niet te wachten tot een klant vraagt om een factuur. De factuur loopt direct mee met de order.
Er is wel een harde voorwaarde: er moet een klantmailadres zijn. Heeft de Shopify-order geen e-mailadres, dan kan de factuur wel in Billit worden aangemaakt, maar niet automatisch worden verzonden. Dat is geen reden om de hele order te laten mislukken. De factuur bestaat dan al in Billit en de sync kan laten zien dat alleen het verzenden aandacht nodig heeft.
Peppol is niet voor elke klant relevant. Bij consumentenorders heeft het meestal geen zin. Bij zakelijke klanten kan het juist de gewenste route zijn.
De Billit-koppeling kan daarom kijken of een klant via Peppol bereikbaar is. Is dat zo, dan kan Billit via Peppol versturen. Is de klant niet geregistreerd, dan valt de verzending terug op e-mail.
Dat is de praktische volgorde: gebruik Peppol waar het kan, maar blokkeer de order niet als de klant niet via Peppol bereikbaar is.
Een mislukte verzending is iets anders dan een mislukte factuur.
Voor jou is dit onderscheid belangrijk:
Dat is ook hoe je dit wilt oplossen. Eerst check je of de factuur in Billit staat. Daarna los je het verzendprobleem op: ontbrekend e-mailadres, Billit-account nog niet klaar voor verzending, of een tijdelijke fout bij de provider.
Zet automatisch versturen aan als klanten de factuur echt moeten ontvangen. Denk aan:
Laat automatisch versturen uit als je facturen eerst handmatig wilt controleren of als je Billit alleen gebruikt voor interne boekhouding.
Veel webshops denken: de klant krijgt toch al een Shopify orderbevestiging?
Dat klopt, maar die mail is niet hetzelfde als een boekhoudkundige factuur. Een orderbevestiging bevestigt de aankoop. Een factuur moet administratief kloppen, met factuurgegevens, btw, klantgegevens en correcties wanneer er later iets verandert.
Lees voor de basis ook waarom je Shopify-orderbevestiging geen geldige factuur is.
Als je facturen automatisch verstuurt, moet je ook nadenken over refunds. Een retour in Shopify kan betekenen dat er een creditnota moet worden aangemaakt en eventueel ook verzonden.
Dat hoort bij dezelfde Billit-koppeling. In het hoofdartikel over Shopify Billit facturen en creditnota’s staat hoe orders en refunds samen verwerkt worden.
In Moneybird speelt hetzelfde probleem. Zie Shopify retouren in Moneybird: automatisch creditfacturen aanmaken voor hetzelfde administratieprobleem bij refunds.
De hoofdregel: verstuur geen facturen automatisch als je correcties daarna handmatig laat liggen. Factuur en creditnota horen bij elkaar.
Een goede setup ziet er zo uit:
Pas daarna zet je automatische verzending voor echte orders aan.
Deze instelling is vooral nuttig als je al weet dat klanten facturen moeten ontvangen, maar je die nu nog handmatig verstuurt.
Als support vaak “Kun je mijn factuur sturen?” krijgt, is automatische verzending een snelle winst. Als zakelijke klanten Peppol verwachten, voorkomt de fallback-logica dat je per klant moet uitzoeken wat mogelijk is.
Gebruik je geen Billit maar Moneybird? Dan kun je de Shopify Moneybird koppeling bekijken voor dezelfde stap van Shopify-order naar Moneybird-factuur.