De Complete BTW-gids voor EU Shopify Winkels (2025)

Uitgebreide handleiding over wanneer je BTW moet berekenen in je Shopify winkel. B2C, B2B, intracommunautaire leveringen en automatisering - alles wat je moet weten.

Heb je een Shopify winkel in de EU en ben je in de war over BTW? Je bent niet de enige. Na honderden ondernemers geholpen te hebben met EU belastingregels, leg ik precies uit wanneer je BTW moet berekenen, wanneer niet, en hoe je het hele proces automatiseert.

Snelle navigatie:

🚨 2025 Update: Nieuwe EU BTW-regels

De EU heeft op 1 januari 2025 nieuwe vereenvoudigde BTW-regelingen geïntroduceerd voor MKB’ers. Als je jaarlijkse EU-brede omzet onder de €100.000 blijft, kom je mogelijk in aanmerking voor BTW-vrijstelling.

Moet je je überhaupt zorgen maken over BTW?

Voordat we erin duiken, laten we uitzoeken of je BTW-plichtig bent.

Je bent waarschijnlijk NIET BTW-plichtig als:

  • Je jaaromzet onder de €20.000-€100.000 blijft (hangt af van je land)
  • Je net bent begonnen met verkopen
  • Je geen BTW-registratie hebt ontvangen van de belastingdienst

Goed nieuws: Als je niet BTW-plichtig bent, bereken je geen BTW voor wie dan ook - ongeacht waar ze vandaan komen. Houd het simpel!

Wanneer registreren: Zodra je de drempel van je land bereikt (€20.000 in Nederland, variërend in andere landen), moet je je wettelijk registreren.

BTW-plichtig? Dit moet je weten

Zodra je BTW-plichtig bent, wordt het interessant. Of je BTW berekent hangt af van twee dingen:

  1. Waar is je klant? (Zelfde land, ander EU-land, of buiten de EU)
  2. Wie is je klant? (Consument of bedrijf)

Hier is de snelle referentietabel:

Klant LocatieB2C (Consumenten)B2B (Bedrijven met BTW-nummer)
🏠 Zelfde EU-land✅ Bereken BTW✅ Bereken BTW
🇪🇺 Ander EU-land✅ Bereken BTW*❌ Geen BTW (reverse charge)
🌍 Buiten EU❌ Geen BTW❌ Geen BTW

*Met enkele uitzonderingen - lees verder!

Scenario 1: Klanten in je eigen land

Simpele regel: Bereken altijd BTW voor iedereen in je eigen land.

  • Nederlandse winkel → Nederlandse klant = 21% BTW
  • Duitse winkel → Duitse klant = 19% BTW
  • Franse winkel → Franse klant = 20% BTW

Maakt niet uit of het een consument of bedrijf is - zelfde land = altijd BTW berekenen.

Waarom? Omdat dit je “thuisbasis” is waar je geregistreerd bent. Geen uitzonderingen hier.

Scenario 2: Consumenten uit andere EU-landen

Hier wordt het lastig. Je berekent wel BTW, maar welk tarief?

De €10.000 drempel (Micro-onderneming regel)

Als je jaarlijkse EU grensoverschrijdende verkopen onder €10.000 blijven:

  • ✅ Bereken je eigen land BTW-tarief
  • ✅ Simpel - één tarief voor iedereen
  • ✅ Geen registratie nodig in andere landen

Voorbeeld: Je bent een Nederlandse winkel die verkoopt aan Franse klanten. Verkopen zijn €8.000/jaar. Je berekent Nederlands BTW (21%) voor iedereen.

Boven €10.000? Welkom bij Bestemmingsland-BTW

Als je jaarlijkse EU grensoverschrijdende verkopen de €10.000 overschrijden:

  • Bereken het lokale BTW-tarief van de klant
  • Duitsland = 19%, Frankrijk = 20%, Italië = 22%, etc.
  • Je moet je registreren voor BTW in die landen OF het One Stop Shop (OSS) systeem gebruiken

Voorbeeld: Zelfde Nederlandse winkel, maar nu €50.000/jaar verkoop in de EU. Franse klanten betalen 20% Franse BTW, Duitse klanten betalen 19% Duitse BTW.

Pro tip: Shopify kan deze tarieven automatisch berekenen zodra je het correct hebt ingesteld. Zie hoe →

Scenario 3: B2B Verkopen (De Reverse Charge Regeling)

Hier kun je je zakelijke klanten geld besparen - en jezelf administratietijd.

De regel: Grensoverschrijdend B2B = Geen BTW

Bij verkoop aan een BTW-geregistreerd bedrijf in een ander EU-land bereken je geen BTW.

Waarom? De “reverse charge regeling” - de koper betaalt BTW in zijn eigen land.

Vereisten:

  1. ✅ Klant moet een geldig BTW-nummer hebben (bijv. DE123456789)
  2. ✅ Klant moet in een ander EU-land zijn dan jij
  3. ✅ Je moet het BTW-nummer verifiëren dat het geldig is
  4. ✅ Factuur moet beide BTW-nummers tonen + “Reverse charge” notitie

Hoe dit eruit ziet in de praktijk

Verkeerde manier:

  • Nederlandse winkel → Duitse zakelijke klant
  • Factuur toont 21% Nederlandse BTW
  • Klant betaalt €121 (€100 + €21 BTW)
  • Klant is geïrriteerd - ze worden dubbel belast!

Juiste manier:

  • Nederlandse winkel → Duitse zakelijke klant
  • Verifieer BTW-nummer: DE123456789 ✅
  • Factuur toont €100, geen BTW
  • Notitie: “Reverse charge - ontvanger verantwoordelijk voor BTW”
  • Klant betaalt €100, handelt BTW zelf af in Duitsland

B2B BTW-vrijstelling automatiseren

Elk BTW-nummer handmatig checken is een nachtmerrie. Dit heb je nodig:

Het handmatige proces (doe dit niet):

  1. Klant claimt dat ze een bedrijf zijn
  2. Je vraagt om BTW-nummer via email
  3. Je checkt het op de VIES database
  4. Je markeert ze handmatig als belastingvrij in Shopify
  5. Je onthoudt dit elke keer te doen
  6. Je bewaart het certificaat ergens
  7. Herhaal voor elke B2B klant… 😫

Het geautomatiseerde proces (doe dit wel):

Gebruik de EU Tax Exemption App om:

  • Een BTW-nummerveld toe te voegen aan je winkelwagen/checkout
  • Automatisch te valideren tegen de EU VIES database in real-time
  • Direct belastingvrijstelling toe te passen als geldig
  • Validatierecords op te slaan voor controles
  • Automatisch juiste notities aan facturen toe te voegen

Installatie duurt 2 minuten. De app heeft een gratis proefperiode. Probeer het hier →

Scenario 4: Klanten buiten de EU

Simpele regel: Geen BTW voor wie dan ook buiten de EU.

  • 🇺🇸 Amerikaanse klanten? Geen BTW
  • 🇬🇧 Britse klanten? Geen BTW (sinds Brexit)
  • 🇨🇭 Zwitserse klanten? Geen BTW
  • 🇦🇺 Australische klanten? Geen BTW

Belangrijk: Je rapporteert deze nog steeds als 0% BTW-verkopen voor belastingdoeleinden. Bewaar correcte facturen als bewijs van export.

Speciale notitie: VK na Brexit

Sinds 1 januari 2021 wordt het VK behandeld als “buiten EU” met speciale regels:

Voor bestellingen onder £135:

  • Registreer voor VK BTW
  • Bereken 20% VK BTW bij checkout
  • Jij handelt de BTW af

Voor bestellingen boven £135:

  • Geen BTW bij checkout
  • Klant betaalt import-BTW bij ontvangst van goederen

De meeste kleine EU-winkels vermijden deze hoofdpijn door niet naar het VK te verzenden. 🤷‍♂️

BTW instellen in Shopify (De juiste manier)

Stap 1: Configureer je winkel

Instellingen → Belastingen en heffingen → Europese Unie
  1. Voer je BTW-registratienummer in
  2. Schakel automatische belastingberekening in
  3. Stel landen in waar je geregistreerd bent
  4. Configureer vrijstellingen voor B2B-klanten

Stap 2: Handhaaf B2B-klanten met de EU Tax Exemption App

Waarom handmatig werk vermijden?

De handmatige aanpak vereist dat je voor élke zakelijke klant:

  • Hun profiel opent in Shopify
  • Naar “Belastinginstellingen beheren” gaat
  • “Geen belasting innen” selecteert
  • Dit herhaalt voor elke nieuwe B2B-klant…

Dit is tijdrovend, foutgevoelig en niet schaalbaarals je bedrijf groeit.

De geautomatiseerde oplossing (aanbevolen):

De EU Tax Exemption App automatiseert dit hele proces:

Wat de app doet:

  1. Real-time validatie tijdens checkout

    • Voegt een BTW-nummerveld toe aan je winkelwagen
    • Valideert direct via de officiële EU VIES database
    • Toont onmiddellijk of het nummer geldig is

  2. Automatische belastingvrijstelling

    • Geen handmatig werk meer nodig
    • BTW wordt automatisch verwijderd voor geldige nummers
    • Klant ziet direct de zakelijke prijs

  3. Klantherkenning

    • Opgeslagen klanten hoeven hun BTW-nummer niet opnieuw in te voeren
    • Systeem herkent ze automatisch bij terugkeer
    • Naadloze checkout-ervaring

  4. Complete documentatie

    • Alle validaties worden automatisch gelogd
    • Exporteer naar CSV voor je administratie
    • Perfect voorbereid op belastingcontroles

Installatie in 3 stappen:

1. Installeer de app vanuit Shopify App Store
2. Pas de widget aan naar je huisstijl (optioneel)
3. Klaar - begin direct met valideren!

Voordelen:

  • ✅ 10+ uur per week tijdbesparing
  • ✅ Nul validatiefouten
  • ✅ Betere conversie (klanten zien direct zakelijke prijzen)
  • ✅ Audit-proof administratie
  • ✅ Meertalige ondersteuning voor alle EU-landen
  • ✅ Gratis plan beschikbaar

Installeer de EU Tax Exemption App →

Stap 3: Genereer compliant facturen

Je facturen hebben nodig:

  • Jouw BTW-nummer
  • BTW-nummer van klant (voor B2B)
  • “Reverse charge” notitie (voor grensoverschrijdend B2B)
  • Correcte BTW-tarieven per land
  • BTW-uitsplitsing per regel

Shopify’s standaard facturen missen vaak deze details. Overweeg factuur-apps zoals Sufio of Order Printer Pro te gebruiken.

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1: Nederlandse webshop, diverse klanten

Situatie: Je verkoopt vanuit Nederland aan verschillende klanten.

KlantTypeLandBTW?TariefWaarom?
Jan de VriesParticulier🇳🇱 NL✅ Ja21% NLBinnenlands B2C
BV TechCo (NL123456789B01)Bedrijf🇳🇱 NL✅ Ja21% NLBinnenlands B2B
Marie DuboisParticulier🇫🇷 FR✅ Ja21% NL*EU B2C onder drempel
SARL Innovation (FR12345678901)Bedrijf🇫🇷 FR❌ Nee-EU B2B reverse charge
John SmithParticulier🇺🇸 US❌ Nee-Buiten EU

*Stel je zit onder de €10.000 drempel. Anders 20% Frans BTW.

Voorbeeld 2: Duitse winkel groeit boven drempel

Jaar 1 - Onder €10.000:

  • Totale EU verkopen: €8.500
  • Oostenrijkse klant bestelt €100
  • Je berekent: €100 + €19 (Duitse BTW) = €119
  • Simpel!

Jaar 2 - Boven €10.000:

  • Totale EU verkopen: €45.000
  • Oostenrijkse klant bestelt €100
  • Je berekent: €100 + €20 (Oostenrijkse BTW) = €120
  • Je moet OSS gebruiken of in Oostenrijk registreren

Oplossing: Registreer voor OSS (One Stop Shop) via je belastingdienst. Rapporteer alle EU-verkopen in één opgave, betaal BTW aan je eigen land, zij verdelen het.

Voorbeeld 3: B2B verkoop met validatie

Scenario: Spaanse winkel verkoopt aan Italiaans bedrijf.

Klant voert in: IT12345678901

App valideert:

  • ✅ Formaat correct
  • ✅ VIES database bevestigt geldigheid
  • ✅ Bedrijfsnaam klopt: “Rossi SRL”
  • ✅ Ander land dan verkoper

Resultaat:

  • BTW wordt automatisch verwijderd
  • Factuur toont: “Reverse charge - art. 194 BTW-richtlijn”
  • Beide BTW-nummers op factuur
  • Validatie opgeslagen voor controle

Als nummer ongeldig was:

  • ❌ Validatie mislukt
  • Klant ziet melding: “BTW-nummer niet geldig”
  • Normale BTW wordt berekend
  • Klant kan nummer corrigeren of als particulier doorgaan

Veelgestelde vragen

Wat als een klant een BTW-nummer claimt maar het is ongeldig?

Je moet BTW berekenen als het nummer niet gevalideerd kan worden. Het is jouw verantwoordelijkheid om te verifiëren. Bij controle ben jij aansprakelijk als je ten onrechte geen BTW hebt berekend.

Onze app handelt dit automatisch af - ongeldige nummers = normale BTW wordt berekend.

Moet ik BTW-nummers periodiek hervalideren?

Ja, best practice is elk kwartaal hervalideren. Bedrijven kunnen:

  • Failliet gaan
  • Hun registratie verliezen
  • Verhuizen naar ander land

De EU Tax Exemption App kan dit automatisch voor je doen.

Hoe zit het met digitale producten en diensten?

Digitale producten volgen dezelfde regels, maar met enkele nuances:

B2C (particulieren):

  • Altijd BTW berekenen op de locatie van de klant
  • Geen €10.000 drempel - vanaf €1 al bestemmingsland-BTW
  • OSS is verplicht voor digitale diensten

B2B (bedrijven):

  • Reverse charge geldt ook hier
  • Valideer altijd het BTW-nummer

Kan ik de app gratis proberen?

Ja! De EU Tax Exemption App heeft een gratis plan voor kleine winkels. Je kunt direct beginnen zonder creditcard.

Betaalde plannen bieden meer validaties en extra functies, maar het gratis plan is perfect om mee te starten.

Wat als VIES offline is?

De VIES database gaat soms offline voor onderhoud. Onze app:

  • Probeert automatisch opnieuw na enkele minuten
  • Toont een duidelijke melding aan de klant
  • Laat je instellen of orders geaccepteerd moeten worden tijdens downtime
  • Valideert alsnog zodra VIES weer online is

Je kunt ook instellen dat orders “pending validation” worden geaccepteerd, en je ze later valideert voor verzending.

Hoe zit het met Brexit en het VK?

Sinds 1 januari 2021 is het VK geen deel meer van de EU voor BTW-doeleinden:

Verkoop vanuit EU naar VK:

  • Onder £135: Registreer voor VK BTW, bereken 20%
  • Boven £135: Geen BTW, klant betaalt bij invoer

Verkoop vanuit VK naar EU:

  • Registreer voor BTW in EU-landen of gebruik IOSS
  • Bereken BTW per bestemmingsland

De meeste kleine webshops kiezen ervoor om niet naar/van het VK te verkopen vanwege de complexiteit.

De bottom line

BTW in de EU is complex, maar dit is wat belangrijk is:

  1. ✅ Zelfde land = altijd BTW berekenen
  2. ✅ EU consumenten = BTW berekenen (tarief hangt af van jouw omzet)
  3. ✅ EU bedrijven = geen BTW (als gevalideerd BTW-nummer)
  4. ✅ Buiten EU = geen BTW

Wil je B2B BTW-vrijstelling automatiseren?

Stop met handmatig BTW-nummers checken en klanten als belastingvrij markeren. Laat onze app het afhandelen:

  • ✅ Real-time BTW validatie
  • ✅ Automatische belastingvrijstelling
  • ✅ Audit-proof administratie
  • ✅ 2-minuten installatie
  • ✅ Gratis trial beschikbaar

Installeer EU Tax Exemption gratis →

Meer hulp nodig?

Laatst bijgewerkt: Januari 2025. BTW-regels veranderen - verifieer altijd met je belastingadviseur voor jouw specifieke situatie.