0% btw, vrijgesteld of btw verlegd zijn verschillende behandelingen. Lees waarom EU B2B-goederen vrijgesteld zijn onder artikel 138 en hoe je dat juist vermeldt.
Je verkoopt goederen aan een bedrijf met een btw-nummer in een ander EU-land, je rekent geen btw, en nu heb je een factuur nodig die dat ook netjes vermeldt. Dan kom je drie opties tegen die op elkaar lijken: 0% btw, vrijgesteld en btw verlegd. Ze zijn niet uitwisselbaar. Het zijn verschillende btw-behandelingen, en je boekhouder (en de fiscus) ziet het verschil meteen als je de verkeerde kiest. Onze EU Tax Exemption-app voor Shopify zet automatisch de juiste tekst op je factuur.
Lever je goederen aan een afnemer met een btw-nummer in een ander EU-land, dan is dat een intracommunautaire levering. Volgens de EU-regels is die vrijgesteld op grond van artikel 138 van Richtlijn 2006/112/EG. Een vrijstelling en een nultarief zijn in de btw niet hetzelfde, ook al betaal je in beide gevallen geen btw.
Zet je “0%” op de btw-regel, dan bestempel je een vrijstelling stilletjes als een nultarief. Dat lijkt een klein verschil, maar het kan tijdens een controle voor gedoe zorgen, want de onderbouwing en de juridische grondslag achter beide verschillen. Netter en beter te verdedigen is om de btw-regel Vrijgesteld te noemen en de wettelijke grondslag ernaast te zetten.
De term btw verlegd hoort bij diensten en bij bepaalde binnenlandse situaties waarin de afnemer de btw aangeeft in plaats van de verkoper. Het is niet de juiste vermelding voor een grensoverschrijdende levering van goederen. “Btw verlegd” op een goederenfactuur haalt twee verschillende mechanismen door elkaar. De vuistregel is dus simpel: grensoverschrijdende B2B-goederen aan een EU-afnemer met btw-nummer zijn een vrijstelling op grond van artikel 138, geen nultarief en geen verlegging.
Precies dit neemt de factuurfunctie je uit handen. Bij een grensoverschrijdende B2B-verkoop van goederen aan een bedrijf met een btw-nummer in een ander EU-land past de functie automatisch de juiste behandeling toe: de btw-regel krijgt het label Vrijgesteld in plaats van “0%”, en de bijbehorende wettelijke vermelding wordt op het document afgedrukt. De tekst btw verlegd blijft voorbehouden aan de gevallen waarin die echt van toepassing is, zodat een goederenfactuur nooit verkeerd wordt gelabeld.
Naast de juiste tekst legt de factuur het btw-nummer van de afnemer en jouw verkopergegevens vast als een vaste momentopname, gebruikt hij doorlopende nummering zonder gaten (een eis voor EU-facturen) en bewaart hij de pdf zodat je hem later kunt downloaden. De factuur kan automatisch naar je klant worden gemaild zodra de bestelling is betaald, of op aanvraag, verstuurd onder je eigen bedrijfsnaam met antwoorden die bij jou terechtkomen. Facturen zijn beschikbaar in het Engels, Nederlands, Duits en Frans.
De juiste regel op je factuur is onderdeel van een groter geheel. Het helpt ook om te weten hoe je B2B verkoopt via Shopify met de juiste factuurgegevens, om je btw-aangifte kloppend te houden, en om te begrijpen waarom je orderbevestiging geen geldige factuur is. Dit artikel is geen belastingadvies, dus laat de details voor jouw situatie bevestigen door je boekhouder.
Gaan je vrijgestelde orders de deur uit met “0%” of “btw verlegd” terwijl er “Vrijgesteld” hoort te staan, dan ben je een instelling verwijderd van facturen die wel standhouden. Probeer de factuurfunctie en laat elke grensoverschrijdende B2B-order een correct gelabelde, genummerde pdf opleveren.