Hoe je ordernotities met BTW-informatie aanpast in Shopify

Wanneer een B2B-klant een bestelling plaatst met een gevalideerd BTW-nummer, wil je die informatie aan de order gekoppeld hebben. Maar het standaardformaat past misschien niet bij jouw workflow – misschien heb je een specifiek formaat nodig voor je boekhoudsoftware, of wil je een nettere weergave voor je orderexporten.

Met EU Tax Exemption Easy kun je volledig aanpassen hoe BTW-gegevens verschijnen in je Shopify-ordernotities.

Het standaardformaat

Standaard ziet de ordernotitie er zo uit wanneer een klant afrekent met een gevalideerd BTW-nummer:

VAT Number: NL123456789B01
Company: Bakkerij de Groot B.V.
Country: NL
Checked on: 2025-01-15 14:30 UTC

Dit werkt prima voor de meeste webshops. Maar als je iets anders nodig hebt – een enkele regel voor makkelijk kopiëren, een specifiek formaat voor je ERP-systeem, of gewoon minder rommel – kun je het aanpassen.

Hoe aangepaste templates werken

Je maakt een template met eenvoudige placeholders. De app vervangt deze placeholders door de daadwerkelijke klantgegevens wanneer de bestelling wordt geplaatst.

Beschikbare placeholders:

• {{vat_number}} – Het BTW-nummer (bijv. NL123456789B01)
• {{company_name}} – De geregistreerde bedrijfsnaam
• {{country_code}} – Tweeletterige landcode (bijv. NL, DE, BE)
• {{timestamp}} – Volledige datum en tijd van validatie
• {{date}} – Alleen datum
• {{time}} – Alleen tijd

Voorbeeldtemplates

Compact enkelregelig formaat:

BTW: {{vat_number}} | {{company_name}} | {{country_code}} | Geverifieerd: {{date}}

Resultaat: BTW: NL123456789B01 | Bakkerij de Groot B.V. | NL | Geverifieerd: 2025-01-15

Minimaal formaat:

BTW: {{vat_number}} ({{country_code}})

Resultaat: BTW: NL123456789B01 (NL)

Uitgebreid formaat voor boekhouding:

BTW-VRIJSTELLING
Bedrijf: {{company_name}}
BTW-nummer: {{vat_number}}
Land: {{country_code}}
Gevalideerd: {{timestamp}}

Je aangepaste template instellen

De template wordt opgeslagen in een Shopify-metafield. Zo stel je het in:

1. Ga naar Instellingen → Aangepaste gegevens in je Shopify-admin
2. Klik op Shops onder metafield-definities
3. Voeg een nieuwe definitie toe met namespace tax_exemption_easy en key order_note_template
4. Stel het type in op Meerregelige tekst
5. Sla op en voer je aangepaste template in

Eenmaal opgeslagen gebruiken alle nieuwe bestellingen met gevalideerde BTW-nummers je aangepaste formaat.

Slimme omgang met ontbrekende gegevens

Als de gegevens van een placeholder niet beschikbaar zijn (bijvoorbeeld als het BTW-register geen bedrijfsnaam teruggeeft), wordt die hele regel automatisch verwijderd. Je ziet geen onhandige lege velden zoals “Bedrijf: ” in je ordernotities.

Wanneer gebruik je dit

Aangepaste ordernotitie-templates zijn handig wanneer:

• Je boekhoudsoftware BTW-gegevens in een specifiek formaat verwacht
• Je orders exporteert en schone, consistente opmaak nodig hebt
• Je minimale rommel in je ordernotities wilt
• Je integreert met andere systemen die ordernotities parsen

Waarom dit belangrijk is voor ERP- en boekhoudsystemen

Sommige systemen kunnen niet goed overweg met Shopify’s standaard meerregelige notities. Als je afhankelijk bent van externe software die ordernotities parseert, wordt opmaak cruciaal.

Voorbeelden:

• Shopify + Microsoft Dynamics 365 Business Central Business Central importeert ordernotities vaak als één rauw veld. Meerregelige BTW-notities van andere apps kunnen parseregels breken of niet correct mappen naar aangepaste velden, waardoor BTW-nummers verloren gaan tijdens de import.
• Test met een andere BTW-validatie-app We hebben gezien dat concurrerende apps notities genereren met inconsistente spaties, extra regeleindes of niet-standaard labels. In Business Central resulteerde dit erin dat het BTW-nummer niet werd herkend, waardoor orders werden geïmporteerd zonder de BTW-vrijstellingsvlag.
• Exact Online (Exact boekhoudsoftware) De orderimport-tools van Exact verwachten voorspelbare opmaak. Extra witruimte of lege “Bedrijf:”-regels kunnen ervoor zorgen dat het notitieveld wordt afgekapt of handmatige correctie vereisen tijdens de reconciliatie.

Als je ERP- of boekhoudsysteem strikte opmaak vereist, is een aangepaste template de veiligste manier om elke keer schone, parsebare BTW-gegevens te garanderen.

Aan de slag

Aangepaste ordernotitie-templates zijn beschikbaar op alle EU Tax Exemption Easy-abonnementen. Gebruik je de app nog niet? Start je gratis proefperiode om BTW-validatie en belastingvrijstelling voor je B2B-klanten te automatiseren.

Hulp nodig bij het instellen van een specifiek formaat? Neem contact op met ons supportteam en we helpen je met de configuratie.