Met een Shopify Billit koppeling maak je automatisch Billit-facturen en creditnota’s van betaalde Shopify-orders en refunds.
TL;DR: Met een Shopify Billit koppeling maak je automatisch Billit-facturen en creditnota's van betaalde Shopify-orders en refunds.
Een Shopify-order is nog geen factuur in Billit. Shopify weet wat de klant heeft gekocht, wat er is betaald en welke btw op de order staat. Billit is de plek waar je facturen, creditnota’s en verzending naar de klant wilt beheren.
Zonder koppeling zit daar handwerk tussen. Je opent Shopify, zoekt de order, kopieert klantgegevens, maakt regels aan in Billit, controleert btw, zet de vervaldatum goed en vergeet bij een refund niet om later ook nog een creditnota te maken. Dat gaat prima bij een paar orders per maand. Het wordt vervelend zodra er elke dag orders binnenkomen.
Een Shopify Billit koppeling haalt die stap eruit. De app maakt van een betaalde of verzonden Shopify-order automatisch een Billit-document, met klantgegevens, orderregels, verzendkosten, kortingen, btw en betaaltermijn.
De kern is simpel: Shopify blijft de plek waar orders ontstaan. Billit blijft de plek waar je facturen beheert. De koppeling vertaalt de Shopify-order naar een Billit-factuur.
Daarbij worden onder meer deze gegevens meegenomen:
Dat laatste is belangrijk. Veel koppelingen stoppen bij de originele order. Maar in een webshop stopt de administratie niet na de verkoop. Klanten retourneren producten, krijgen verzendkosten terug of krijgen een gedeeltelijke refund. Als die correcties niet in Billit terechtkomen, loopt je boekhouding uit de pas met Shopify.
Niet elke webshop wil op hetzelfde moment factureren. Vaak is “order betaald” de juiste trigger. De klant heeft afgerekend, dus de factuur mag worden aangemaakt.
Andere winkels willen pas factureren als de order is verzonden. Dat past beter bij webshops waar orders na betaling nog wijzigen, bijvoorbeeld door voorraadproblemen, backorders of handmatige checks.
De koppeling ondersteunt daarom beide routes:
Kies de trigger die past bij hoe jij orders afhandelt. Een webshop met directe consumentenorders kiest meestal betaald. Een webshop met veel orderaanpassingen kiest vaker verzonden.
Een refund in Shopify is niet automatisch een creditnota in Billit. Shopify regelt de terugbetaling richting klant. Je boekhouding heeft daarna nog een correctie nodig.
Met automatische creditnota’s aan maakt de koppeling voor een Shopify-refund een Billit-creditnota. Dat voorkomt dat je omzet en btw in Billit hoger blijven dan wat je werkelijk hebt verkocht.
Dit is vooral nuttig bij:
Werk je met Moneybird in plaats van Billit? Dan is hetzelfde probleem uitgewerkt in Shopify retouren in Moneybird: automatisch creditfacturen aanmaken. Die logica is hetzelfde: een refund in Shopify moet een boekhoudkundige correctie krijgen.
Een Billit-factuur maken is stap een. Daarna wil je bepalen of de klant de factuur ook automatisch krijgt.
De koppeling kan zo worden ingesteld dat Billit de factuur niet automatisch verstuurt, per e-mail verstuurt, of Peppol gebruikt wanneer de klant daarvoor geregistreerd is. Is Peppol niet mogelijk, dan valt de verzending terug op e-mail.
Daarmee voorkom je dat je zelf facturen uit Billit moet openen en mailen. Let wel op: automatisch versturen werkt alleen goed als er een klantmailadres beschikbaar is en je Billit-account klaar is om te verzenden.
Wil je vooral weten hoe e-mail, Peppol en verzendfouten werken? Lees dan Shopify facturen versturen via Billit: e-mail of Peppol waar mogelijk.
Voor Nederlandse en Belgische Shopify-webshops is btw vaak de reden om niet alleen op Shopify-orderbevestigingen te vertrouwen. Een orderbevestiging is handig voor de klant, maar geen vervanging voor een boekhoudkundige factuur. Zie ook: waarom je Shopify-orderbevestiging geen geldige factuur is.
Bij zakelijke orders wil je dat het btw-nummer uit Shopify wordt meegenomen. Dat kan uit het btw-veld bij checkout komen, uit een klantmetafield of uit een ordernotitie. Als er geen btw-nummer is, wordt de order als gewone consumentenorder behandeld.
Verkoop je veel B2B via Shopify? Lees dan ook B2B verkopen via Shopify met facturen, btw-verlegd en betalingstermijnen. Dat artikel gaat dieper in op de administratieve kant van zakelijke Shopify-orders.
Gebruik je Billit juist voor zakelijke orders? Dan is Shopify B2B-orders naar Billit: btw-nummers, betaaltermijnen en creditnota’s de vervolgstap.
Een Shopify Billit koppeling is vooral nuttig als je:
Heb je maar een paar orders per maand, dan kan handmatig invoeren nog werken. Zodra je boekhouding een terugkerende taak wordt, is een koppeling goedkoper dan je eigen tijd.
Gebruik je al Billit, dan wil je je Shopify-orders natuurlijk naar Billit sturen. Gebruik je Moneybird, dan bestaat er al een aparte Shopify Moneybird koppeling die hetzelfde probleem oplost voor Moneybird-gebruikers.
Het pakket verschilt, maar de behoefte is hetzelfde: Shopify moet niet je boekhoudsysteem worden. Shopify registreert de verkoop. Je boekhoudpakket maakt de facturen en correcties.
De snelste test is simpel: koppel Billit, kies of facturen bij betaling of verzending moeten worden aangemaakt, zet eventueel automatische creditnota’s aan en sync een testorder.
Controleer daarna in Billit:
Als die test klopt, hoef je nieuwe Shopify-orders niet meer handmatig in Billit aan te maken.