Shopify Moneybird koppeling
Shopify Moneybird koppeling: automatisch factureren, betalingen en creditfacturen
Automatiseer B2B-facturen vanuit Shopify naar Moneybird: btw-nummers, bedrijfsgegevens, routing per klanttype en creditfacturen.
Je eerste B2B-bestelling via Shopify. Mooi. Een Duits bedrijf, 2.400 euro, btw-verlegd. Shopify heeft het btw-nummer gevalideerd en de btw op 0% gezet. De bestelling is betaald, het product is verzonden.
Dan open je Moneybird. De factuur staat er. Maar het btw-nummer van de klant ontbreekt. De bedrijfsnaam is “Hans Muller” in plaats van “Muller GmbH”. Er staat “btw verlegd” op de factuur, maar zonder btw-identificatienummer van de afnemer is die factuur niet rechtsgeldig. En je klant kan de btw niet verleggen zonder jouw btw-nummer op zijn inkoopfactuur.
Dit artikel laat zien hoe je B2B-facturen volledig automatiseert met de Shopify Moneybird koppeling: btw-nummers automatisch ophalen, bedrijfsgegevens meesturen, en per klanttype een andere factuurtemplate en betalingstermijn instellen.
Shopify kan btw-nummers valideren via VIES. Dat werkt. Maar het gevalideerde btw-nummer wordt niet netjes als gestructureerd veld opgeslagen dat boekhoudkoppelingen kunnen uitlezen. Het staat ergens in een metafield, of in de order-notities als de klant het daar heeft ingevuld, of in een custom field van een btw-app.
De meeste Moneybird-koppelingen negeren die velden. Ze synchroniseren de order, maken een factuur aan, en dat is het. Het btw-nummer moet je er zelf bij zoeken.
De New craft koppeling zoekt op drie plekken:
vat-id.Het gevonden btw-nummer wordt geschreven naar het contactrecord in Moneybird. Niet naar een enkele factuur, maar naar het contact. Alle facturen voor die klant bevatten vanaf dat moment automatisch het juiste btw-nummer.
Een btw-nummer alleen is niet genoeg. B2B-facturen moeten de juiste bedrijfsnaam bevatten. Bij grotere bedrijven ook een contactpersoon of afdeling. Shopify heeft die gegevens, zeker als je Shopify B2B gebruikt met company accounts.
De koppeling stuurt automatisch mee:
Het Moneybird-contact bevat dus alle relevante bedrijfsgegevens. Geen handmatig kopieerwerk meer. Als dezelfde klant opnieuw bestelt, worden de bestaande gegevens gebruikt.
B2B-klanten verwachten een andere factuur dan consumenten. Andere betalingstermijnen, een professioneler design, misschien een andere afzender of taal. Met de meeste koppelingen krijgt iedereen dezelfde template. Niet handig als je zowel aan consumenten als aan bedrijven verkoopt.
De koppeling heeft een routing-systeem. Je kiest een criterium en stelt een regel in:
Consumenten betalen direct via iDEAL. Zakelijke klanten krijgen 30 dagen. In Moneybird maak je twee workflows aan. In de app kies je “B2B” als routeringsbasis. B2B-bestellingen gaan naar de 30-dagen workflow. Alle andere bestellingen gebruiken de standaard. Eenmalig instellen, daarna automatisch.
Je verkoopt aan Nederlandse en Duitse bedrijven. Nederlandse klanten verwachten een Nederlandstalige factuur. Duitse klanten verwachten “Rechnung” met “Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto”. Kies “land” als routeringsbasis, selecteer Duitsland, en wijs de Duitse documentstijl en workflow toe.
Bij B2C betaalt de klant direct. Bij B2B betalen klanten vaak later, per overboeking. De koppeling registreert elke Shopify-betaling automatisch in Moneybird. Betaalt een klant direct? Factuur staat meteen op “betaald”. Betaalt een klant later? De betaling wordt geregistreerd zodra Shopify het signaal ontvangt.
Dit werkt ook bij deelbetalingen. Twee overschrijvingen voor dezelfde factuur worden apart geregistreerd. Geen dubbele boekingen, geen ontbrekende betalingen. En bij je kwartaal btw-aangifte zie je precies welke facturen open staan.
Een retour bij B2B is extra werk. Je moet een creditfactuur aanmaken met de juiste btw-code (0% verlegd, niet 0% standaard), en de betaling terugboeken. Handmatig is dat foutgevoelig.
De koppeling maakt automatisch creditfacturen aan bij een Shopify-refund. De btw-codes worden overgenomen van de originele factuur. Bij een btw-verlegd factuur wordt de creditfactuur ook btw-verlegd. Volledige retouren, gedeeltelijke retouren, verzendkosten: allemaal automatisch.
De complete B2B-setup kost vijf minuten, bovenop de basisinstallatie:
Handmatig btw-nummers kopieren, bedrijfsnamen aanpassen en factuurlayouts switchen is werk dat je niet hoeft te doen. Probeer de koppeling 14 dagen gratis en test het met een echte B2B-bestelling. Je ziet binnen een minuut of het werkt voor jouw situatie.