Shopify Moneybird koppeling
Shopify Moneybird koppeling: automatisch factureren, betalingen en creditfacturen
Automatiseer creditfacturen in Moneybird bij Shopify-retouren. Volledige, gedeeltelijke en verzendkosten-retouren zonder handwerk.
Een klant stuurt een product terug. Je verwerkt de refund in Shopify, het geld gaat terug naar de klant. Klaar? Nee. In Moneybird staat nog steeds een factuur op “betaald” voor het volle bedrag. Zonder creditfactuur klopt je btw-aangifte niet, je omzet niet, en je boekhouder trekt aan de bel.
Handmatig een creditfactuur aanmaken in Moneybird is niet moeilijk. Maar bij tien retouren per week wordt het een tijdvretende klus. En bij gedeeltelijke retouren (twee van de vijf producten teruggestuurd) wordt het foutgevoelig. In dit artikel laat ik zien hoe je creditfacturen automatisch laat aanmaken via de Shopify Moneybird koppeling, zodat je boekhouding altijd klopt zonder dat je er naar hoeft om te kijken.
Even de basis. Je hebt een factuur gestuurd (of laten aanmaken) met btw. De klant heeft betaald. Die btw heb je afgedragen aan de Belastingdienst. Als de klant het product retourneert en je geeft geld terug, moet je die btw corrigeren. Dat doe je met een creditfactuur.
Zonder creditfactuur draag je btw af over omzet die je niet hebt gemaakt. Je facturen moeten sowieso al aan de wettelijke vereisten voldoen. Creditfacturen zijn daar een onderdeel van.
Bij B2B-verkopen is het nog belangrijker. Je zakelijke klant heeft de btw op jouw factuur afgetrokken. Als je een retour verwerkt zonder creditfactuur, klopt de btw-administratie van je klant ook niet meer.
Zonder automatisering ziet het er zo uit:
Zes stappen per retour. Bij een volledige retour is het overzichtelijk. Maar wat als een klant drie van de vijf producten terugstuurt? Dan moet je precies uitzoeken welke regels op de creditfactuur moeten, met de juiste btw-tarieven per regel. En als er ook verzendkosten worden terugbetaald, moet dat apart vermeld worden met het juiste btw-tarief.
Hier gaat het mis. Een verkeerd bedrag, een fout btw-tarief, een vergeten creditfactuur. Het zijn precies het soort fouten dat pas opvalt bij de btw-aangifte of een controle.
De New craft koppeling luistert naar refund-events vanuit Shopify. Zodra je een refund verwerkt in Shopify (via de order-pagina of via een retour-app), gebeurt het volgende automatisch:
Het hele proces duurt een paar seconden. Je hoeft Moneybird niet te openen.
Niet elke retour is hetzelfde. De koppeling handelt drie scenario’s af:
De klant stuurt alles terug. De creditfactuur bevat alle regels van de originele factuur, gespiegeld als negatieve bedragen. De volledige betaling wordt teruggeregistreerd. De originele factuur en de creditfactuur heffen elkaar op.
De klant stuurt twee van de vijf producten terug. De creditfactuur bevat alleen de geretourneerde producten, met de juiste aantallen en btw-tarieven. De rest van de originele factuur blijft staan.
Dit is het scenario waar handmatig werk het vaakst fout gaat. Je moet precies de juiste regels overnemen, met de juiste btw per regel. De koppeling doet dit automatisch.
Soms betaal je ook de verzendkosten terug. De koppeling maakt een aparte regel aan op de creditfactuur voor de verzendkosten, met het btw-tarief dat op de verzendkosten van toepassing is. Dit kan afwijken van het btw-tarief op de producten.
De functie staat standaard uit. Zo schakel je het in:
Heb je de koppeling nog niet geinstalleerd? Volg dan eerst de stap-voor-stap handleiding om de basisinstelling te doen.
Let op: automatische creditfacturen werken alleen met het documenttype “verkoopfactuur”. Gebruik je “externe verkoopfactuur”, dan moet je creditfacturen handmatig aanmaken. Nog een reden om bij de installatie voor verkoopfactuur te kiezen.
De koppeling is gebouwd om dubbele creditfacturen te voorkomen. Als je per ongeluk twee keer dezelfde refund verwerkt in Shopify, wordt er niet twee keer een creditfactuur aangemaakt. De app checkt of er al een creditfactuur bestaat voor die refund.
Mocht er toch iets niet kloppen, dan kun je de creditfactuur altijd handmatig aanpassen in Moneybird. De app overschrijft geen bestaande facturen.
Creditfacturen corrigeren je omzet en btw automatisch. Als je in januari een factuur van 121 euro (100 + 21 btw) hebt gestuurd en in februari een creditfactuur voor hetzelfde bedrag, dan wordt die 21 euro btw verrekend in je aangifte over het eerste kwartaal.
Zonder creditfactuur betaal je 21 euro te veel btw. Bij tien retouren per maand is dat 210 euro per maand aan btw die je onnodig afdraagt. Dat geld krijg je niet automatisch terug.
Verwerk je regelmatig retouren? Dan bespaart automatische creditfactuur-aanmaak je uren per maand aan handmatig boekhoudwerk. Start een gratis proefperiode van 14 dagen, verwerk een testretour, en check in Moneybird of de creditfactuur er staat. Zo simpel is het.