Shopify-orders handmatig in Acumulus zetten lijkt simpel, maar fouten ontstaan bij btw, kortingen, verzendkosten en refunds.
TL;DR: Shopify-orders handmatig in Acumulus zetten lijkt simpel, maar fouten ontstaan bij btw, kortingen, verzendkosten en refunds.
Shopify-orders handmatig in Acumulus zetten lijkt overzichtelijk. Je opent de order, maakt een factuur aan, vult de klant in, neemt de regels over en klaar.
Totdat je meer orders krijgt. Of korting gebruikt. Of verzendkosten met btw hebt. Of een klant gedeeltelijk retourneert. Dan verandert een simpele administratieve taak in een reeks kleine keuzes waar fouten makkelijk ontstaan.
Voor veel webshops is de vraag simpel: wanneer werkt handmatig invoeren nog, en wanneer wordt een Shopify Acumulus koppeling de moeite waard?
Shopify stuurt standaard een orderbevestiging naar de klant. Die mail is handig, maar het is niet automatisch een volledige boekhoudkundige factuur.
Voor je administratie wil je een factuur in Acumulus met de juiste klantgegevens, factuurregels en btw. Zeker als je zakelijke klanten hebt, is alleen een Shopify-mail niet genoeg.
Lees hiervoor ook waarom je Shopify-orderbevestiging geen geldige factuur is.
Veel webshops nemen productregels over, maar vergeten verzendkosten als aparte regel. Of ze boeken verzendkosten met het verkeerde btw-tarief.
Dat lijkt klein, maar het zorgt voor verschillen tussen Shopify en Acumulus. Shopify heeft het ordertotaal inclusief verzendkosten. Als Acumulus alleen de producten bevat, sluit je administratie niet aan.
Bij automatische sync worden verzendkosten als onderdeel van de order meegenomen.
Kortingen kunnen op verschillende niveaus zitten:
Als je handmatig werkt, moet je zelf bepalen hoe die korting op de factuur terechtkomt. Doe je dat verkeerd, dan klopt het totaal misschien nog, maar klopt de btw per regel niet.
Een goede koppeling verwerkt kortingen op basis van de Shopify-orderdata, zodat factuurregels beter aansluiten op wat de klant echt heeft betaald.
Bij B2B-orders is het btw-nummer belangrijk. Shopify kan dat btw-nummer bewaren in een checkoutveld, klantmetafield of ordernotitie.
Als je handmatig werkt, moet je weten waar je moet kijken. Mis je het btw-nummer, dan boek je een zakelijke order misschien als gewone consumentenorder.
Dat is vooral riskant bij EU B2B. Zie ook B2B verkopen via Shopify met btw-verlegd.
De originele order invoeren is maar de helft. Als een klant later retourneert, moet die refund ook in Acumulus terechtkomen.
Zonder creditnota blijft de oorspronkelijke omzet staan. Je btw-correctie ontbreekt dan ook.
Lees hiervoor Shopify refunds verwerken in Acumulus: creditnota’s zonder handwerk.
Dit probleem speelt ook bij andere boekhoudpakketten. In Shopify retouren in Moneybird staat goed uitgelegd waarom een refund in Shopify niet genoeg is.
Handmatig werken heeft nog een ander probleem: er is geen centraal overzicht. Je weet alleen wat je zelf hebt ingevoerd.
Bij automatische verwerking wil je juist kunnen zien:
Dat is niet alleen automatisering. Het is controle.
Handmatig invoeren kan prima zijn als je:
Zodra je dagelijks orders verwerkt of regelmatig correcties hebt, wordt handmatig invoeren een bron van kleine fouten.
Een Shopify Acumulus koppeling wordt interessant als je:
Gebruik je Moneybird in plaats van Acumulus? Dan is de Shopify Moneybird koppeling de vergelijkbare route.
Shopify-orders handmatig in Acumulus zetten is niet moeilijk omdat er veel knoppen zijn. Het is moeilijk omdat elke order net andere details kan hebben.
Productregels, verzendkosten, kortingen, btw-nummers en refunds moeten allemaal kloppen. Als je die details niet meer per order wilt controleren, is een directe koppeling de logische volgende stap.