Facturen automatisch mailen vanuit e-Boekhouden.nl na een Shopify-order

TL;DR: Laat e-Boekhouden.nl automatisch facturen mailen na Shopify-orders, met het juiste sjabloon, afzenderadres en klantmailadres.

Een Shopify-order naar e-Boekhouden.nl sturen lost maar een deel van het werk op. De factuur staat dan in je administratie, maar de klant heeft hem nog niet per se ontvangen.

Voor veel webshops is dat prima. Voor B2B-orders, achteraf betalen of klanten die altijd om een factuur vragen, wil je de factuur liever automatisch laten mailen.

Met een Shopify e-Boekhouden koppeling kan de factuur worden aangemaakt en, wanneer de instellingen kloppen, direct vanuit e-Boekhouden.nl naar de klant worden gestuurd.

Waarom mailen vanuit e-Boekhouden.nl?

Je kunt natuurlijk ook een Shopify orderbevestiging sturen. Maar die is niet hetzelfde als een boekhoudkundige factuur. Zie ook waarom je Shopify-orderbevestiging geen geldige factuur is.

Mailen vanuit e-Boekhouden.nl heeft drie voordelen:

• de klant ontvangt het document dat ook in je administratie staat;
• factuur en boekhouding lopen gelijk;
• je hoeft supportvragen over facturen minder vaak handmatig op te lossen.

Voor B2B is dit meestal belangrijker dan voor gewone consumentenorders.

Welke instellingen zijn nodig?

Automatisch mailen vanuit e-Boekhouden.nl werkt alleen goed als de juiste gegevens beschikbaar zijn.

Je hebt onder meer nodig:

• klantmailadres uit Shopify;
• factuursjabloon in e-Boekhouden.nl;
• e-mailsjabloon;
• geldig afzenderadres;
• eventueel afzendernaam;
• verkoopgrootboek en overige boekingsinstellingen.

Als een van deze onderdelen ontbreekt, moet de koppeling voorzichtig zijn. De factuur kan dan wel worden aangemaakt, maar mailen kan mislukken.

Klantmailadres uit Shopify

De koppeling gebruikt het e-mailadres dat op de Shopify-order of klant staat. Zonder e-mailadres kan e-Boekhouden.nl de factuur niet automatisch naar de klant sturen.

Dat moet zichtbaar worden als verzendprobleem, niet als algemene syncfout.

Voor jou is het verschil groot:

• factuur bestaat in e-Boekhouden.nl;
• alleen de e-mail is niet verzonden;
• je hoeft de factuur niet opnieuw te maken.

Dat voorkomt dubbele facturen.

Afzenderadres in e-Boekhouden.nl

e-Boekhouden.nl kan verzending weigeren als het afzenderadres niet geldig of niet goed ingesteld is.

Daarom moet je in de app-instellingen een geldig afzenderadres gebruiken. Controleer ook in e-Boekhouden.nl zelf of dat adres toegestaan is.

Een goede koppeling valt bij een mailfout niet blind terug op opnieuw aanmaken. De factuur is al gemaakt. Alleen het verzenden moet opnieuw geprobeerd worden nadat de instellingen zijn aangepast.

Facturen en creditnota’s

Als je facturen automatisch mailt, moet je ook nadenken over creditnota’s. Een refund in Shopify kan leiden tot een creditnota in e-Boekhouden.nl. Die creditnota kan ook naar de klant moeten.

Lees daarvoor Shopify refunds in e-Boekhouden.nl: creditnota’s automatisch goedzetten.

Hetzelfde principe staat ook uitgelegd voor Moneybird in Shopify retouren in Moneybird: een correctie moet niet alleen in Shopify bestaan, maar ook in je boekhouding en klantdocumenten.

Wanneer moet je automatisch mailen aanzetten?

Zet automatisch mailen aan als:

• je veel B2B-klanten hebt;
• klanten vaak om facturen vragen;
• je facturen wilt laten lopen vanuit e-Boekhouden.nl;
• je achteraf betalen of betaaltermijnen gebruikt;
• support nu handmatig facturen nastuurt.

Laat het uit als:

• je facturen eerst handmatig wilt controleren;
• je e-Boekhouden.nl alleen intern gebruikt;
• je klantcommunicatie via een ander proces loopt.

Moneybird-vergelijking

Gebruik je Moneybird in plaats van e-Boekhouden.nl? Dan is de Shopify Moneybird koppeling relevant. Die koppeling heeft ook instellingen voor facturen en creditfacturen binnen Moneybird.

Dat is vooral handig als je nog kiest welk boekhoudpakket het beste bij je Shopify-webshop past.

Praktische test

Test automatisch mailen zo:

1. Koppel e-Boekhouden.nl met je API-token.
2. Kies factuursjabloon, verkoopgrootboek en e-mailsjabloon.
3. Vul een geldig afzenderadres in.
4. Zet automatisch mailen aan.
5. Maak een Shopify-testorder met klantmailadres.
6. Controleer of de factuur in e-Boekhouden.nl staat.
7. Controleer of de klantmail is verzonden.
8. Test daarna een order zonder klantmailadres.

Na die test weet je of de instellingen goed staan voordat echte klantfacturen automatisch worden verzonden.

Conclusie

Automatisch facturen mailen vanuit e-Boekhouden.nl bespaart vooral tijd bij zakelijke Shopify-orders. Maar de kwaliteit zit in de details: juiste klantmail, juist sjabloon, geldig afzenderadres en geen dubbele facturen bij een mailfout.

Maak eerst het factuurproces betrouwbaar. Zet daarna pas verzending automatisch aan.