Een Shopify-orderbevestiging is geen geldige factuur. Ontdek wat een btw-vrije EU B2B-factuur onder artikel 138 nodig heeft en hoe je die maakt.
Je verkoopt aan btw-geregistreerde bedrijven in andere EU-landen, je rekent terecht geen btw, en dan vraagt de boekhouder van je klant om een nette factuur. De orderbevestiging die Shopify verstuurt, is dat niet. Een bevestiging is een overzicht van wat er is gekocht, geen geldige factuur, en bevat niet de juridische grondslag die een vrijgestelde grensoverschrijdende B2B-verkoop nodig heeft. Kun je geen geldig document leveren, dan riskeer je late betalingen en vervelende vragen tijdens een btw-controle. Onze EU Tax Exemption-app voor Shopify maakt automatisch een geldige factuur voor deze orders.
Shopify neemt de bestelling prima aan. Maar het maakt zelf geen factuur die voldoet aan de EU-eisen voor een btw-vrije intracommunautaire levering. Er gaan meestal twee dingen mis. Ten eerste wordt de vrijstelling verkeerd omschreven. Een grensoverschrijdende verkoop van goederen aan een btw-geregistreerd bedrijf in een ander EU-land is een intracommunautaire levering, vrijgesteld op grond van artikel 138 van Richtlijn 2006/112/EG. Het is een vrijstelling, geen 0%-tarief, en het is geen “btw verlegd”. De term btw verlegd hoort bij diensten en bepaalde binnenlandse situaties, niet bij grensoverschrijdende goederen. Ten tweede ontbreken er gegevens die een echte factuur nodig heeft, zoals het btw-nummer van de koper en een correct doorlopend nummer.
Worden je vrijgestelde orders bij de afrekening alsnog belast, los dat dan eerst op. Lees meer over waarom je Shopify-orderbevestiging geen geldige factuur is.
Voor een vrijgestelde verkoop onder artikel 138 moet de factuur duidelijk tonen:
Onze EU-btw-vrijstellingsapp maakt dit document nu voor je. Zodra er een kwalificerende grensoverschrijdende B2B-order binnenkomt, genereert de app een geldige pdf-factuur met de juiste grondslag voor goederen, de intracommunautaire vrijstelling onder artikel 138, en drukt de bijbehorende wettelijke vermelding af. De btw-regel toont “Vrijgesteld”, en het btw-nummer van de koper en jouw verkopersgegevens worden vastgelegd als een vaste momentopname, zodat de factuur klopt met de situatie op het moment van verkoop.
De nummering verloopt automatisch in een doorlopende reeks zonder gaten, een van de lastigere eisen om handmatig goed te krijgen. De app kan de factuur automatisch naar je klant mailen zodra de order is betaald, of je verstuurt hem op aanvraag. De mail gaat uit onder je eigen bedrijfsnaam en antwoorden komen bij jou terecht, dus alles blijft in je eigen huisstijl. Elke pdf wordt bewaard zodat je hem later opnieuw kunt downloaden, wat je administratie strak houdt. Denk hierbij ook aan B2B-facturen met de juiste bedrijfsgegevens en betalingstermijnen. Facturen zijn beschikbaar in het Engels, Nederlands, Duits en Frans, wat je btw-aangifte als Shopify-ondernemer een stuk eenvoudiger maakt.
Dit artikel is algemene informatie en geen belastingadvies, dus laat de details voor jouw situatie bevestigen door je boekhouder.
Stop met het oplappen van orderbevestigingen en met twijfelen of je vrijgestelde facturen standhouden. Installeer de EU-btw-vrijstellingsapp en stuur meteen correcte facturen die voldoen aan artikel 138 voor je EU-zakelijke klanten.