Shopify zakelijke klant geen BTW berekenen

Wanneer mag je geen BTW berekenen?

Je krijgt een order uit België. Bedrijf X bestelt voor €800. Simpele vraag: moet je BTW berekenen?

Het antwoord is: het hangt ervan af.

Particulier in België → Ja, 21% BTW
Bedrijf in België zonder BTW-nummer → Ja, 21% BTW
Bedrijf in België met geldig BTW-nummer → Nee, 0% BTW

Die laatste regel is waar het misgaat in Shopify. Het systeem ziet een Belgisch adres en rekent automatisch BTW. Maar voor bedrijven met geldig BTW-nummer is dit fout.

Dit artikel legt uit wanneer je wel of geen BTW berekent, en hoe je dit automatiseert in Shopify.

De BTW regel voor EU verkopen

Drie scenario’s

1. Verkoop aan particulier (B2C)

Klant: Particulier in Duitsland
Regel: Je berekent Nederlandse BTW (21%)
Klant betaalt: €1.210 voor product van €1.000

2. Verkoop binnen Nederland (B2B)

Klant: Nederlands bedrijf
Regel: Je berekent Nederlandse BTW (21%)
Klant betaalt: €1.210, trekt BTW af in eigen aangifte

3. Intracommunautaire levering (B2B EU)

Klant: Duits bedrijf met geldig BTW-nummer
Regel: Geen Nederlandse BTW (reverse charge)
Klant betaalt: €1.000, handelt BTW af in Duitsland

Waarom deze regels bestaan

Het principe is simpel: BTW wordt betaald in het land waar het product wordt verbruikt.

Voor particulieren: Jij bent verantwoordelijk voor BTW Voor bedrijven in andere EU-landen: Zij zijn verantwoordelijk voor BTW

Dit heet het reverse charge mechanisme. In plaats van dat jij Nederlandse BTW berekent en de Duitse klant die later terugvraagt, handelt het Duitse bedrijf direct Duitse BTW af. Efficiënter voor iedereen.

Bron: EU BTW-richtlijn artikel 138

De voorwaarden: wanneer je écht geen BTW mag berekenen

Je mag alleen geen BTW berekenen als alle voorwaarden kloppen:

1. De klant is een bedrijf

Niet zomaar een claim “ik ben zakelijk”. Je hebt bewijs nodig.

2. Het bedrijf heeft een geldig BTW-nummer

Geldig betekent:

Geregistreerd in VIES database
Actief (niet opgeheven)
Klopt met bedrijfsnaam

3. Je valideert het nummer via VIES

Je moet controleren op ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Een klant die zegt “mijn nummer is X” is niet genoeg.

4. Je documenteert de validatie

Bij controle moet je kunnen aantonen:

Welk BTW-nummer
Wanneer gevalideerd
Wat VIES antwoordde
Bij welke order

5. Het is een andere EU-lidstaat

Nederland → Frankrijk: geen BTW Nederland → Nederland: wel BTW Nederland → VS: andere regels (export buiten EU)

Mis je één voorwaarde? Dan moet je gewoon BTW berekenen.

Het Shopify probleem

Shopify’s tax engine is zwart-wit:

Het ziet een EU-land → Het berekent BTW
Dat is het

Er is geen:

❌ Detectie van B2B vs B2C
❌ BTW-nummer validatie
❌ Automatische vrijstelling
❌ Documentatie van validaties

Wat gebeurt er in de praktijk?

Scenario A: Particulier uit Frankrijk

Shopify: €1.210 (correct ✓)
Klant: Betaalt en klaar

Scenario B: Bedrijf uit Frankrijk

Shopify: €1.210 (fout ✗)
Klant: “Dit klopt niet, ik mag geen BTW betalen”
Jij: Handmatig proces starten

En dat handmatige proces kost tijd.

Drie oplossingen vergeleken

	Handmatig	Customer Tag	EU Tax Exemption App
Nieuwe klanten	Na bestelling	Nee (moet eerst account)	Direct bij checkout ✓
VIES validatie	Jij doet dit	Jij doet dit	Automatisch ✓
BTW-vrijstelling	Achteraf terugbetalen	Vooraf taggen	Real-time ✓
Documentatie	Handmatig bijhouden	Niet ingebouwd	Automatisch ✓
Tijd per order	15-20 minuten	5 minuten setup	0 minuten ✓
Geschikt voor	< 2 orders/mnd	5-10 vaste klanten	Elk volume ✓

Details over elke methode: BTW weghalen in checkout

Automatiseren met EU Tax Exemption App

De Tax Exemption App/ BTW vrijstelling app automatiseert het hele proces: van BTW-nummer invoer tot VIES validatie tot documentatie.

Wat er gebeurt bij elke order

Zonder app:

Order binnenkomst → Klant heeft BTW betaald
↓
Klant mailt: "Ik ben zakelijk"
↓
Jij controleert BTW-nummer op VIES
↓
Jij maakt creditnota
↓
Jij betaalt terug
↓
Tijd: 15-20 minuten

Met app:

Checkout → Klant voert BTW-nummer in
↓
App checkt VIES (2 seconden)
↓
Valid? BTW weg, invalid? BTW blijft
↓
Klant betaalt juiste bedrag
↓
Validatie gedocumenteerd
↓
Tijd: 0 minuten

Zie hier een voorbeeld van de widget:

Installatie

Volledige stappen: BTW nummer toevoegen aan Shopify

TL;DR:

Install app (30 seconden)
Kies design & kleuren (5 minuten)
Test met dummy BTW-nummer (2 minuten)
Live

Video

BTW-nummers herkennen

Elk EU-land heeft een eigen format. De app herkent ze automatisch, maar goed om te weten:

Land	Format	Check
NL	NL123456789B01	12 cijfers + B
BE	BE0123456789	Begint met 0 of 1
DE	DE123456789	Altijd 9 cijfers
FR	FRXX123456789	2 letters of cijfers + 9 cijfers
IT	IT12345678901	11 cijfers
ES	ESX12345678X	Kan letter aan begin of eind

Tip: Als een klant een verkeerd format ingeeft, laat je systeem een duidelijke foutmelding zien. Bijvoorbeeld: “Nederlands BTW-nummer moet 12 cijfers + B + 2 cijfers zijn (NL123456789B01)“

Veelvoorkomende vragen van klanten

”Waarom moet ik mijn BTW-nummer opgeven?”

Jouw antwoord: “Voor zakelijke aankopen binnen de EU geldt de reverse charge regeling. Je betaalt dan geen Nederlandse BTW, maar handelt BTW af in je eigen land. Om dit toe te passen moeten wij je BTW-nummer valideren via de officiële EU database."

"Ik heb geen BTW-nummer”

Mogelijke redenen:

Ze zijn particulier → Dan betalen ze gewoon BTW
Ze zijn klein ondernemer (< €20.000 omzet) → Dan betalen ze BTW
Ze zijn niet EU-gevestigd → Andere regels

Jouw antwoord: “Geen probleem! Je kunt gewoon bestellen. De BTW blijft dan op het totaalbedrag staan."

"Mijn BTW-nummer wordt niet geaccepteerd”

Check:

Is het format correct?
Is het nummer actief in VIES?
Is het een BTW-nummer (niet KvK of ander nummer)?

Test zelf: Ga naar VIES checker en test het nummer. Als VIES zegt “Invalid”, dan is het nummer niet geldig.

”Kan ik zakelijk bestellen zonder BTW-nummer?”

Antwoord: Nee. Zonder geldig BTW-nummer kunnen wij geen BTW-vrijstelling toepassen. Dit is een wettelijke eis.

Compliance: wat je moet bijhouden

Bij een controle van de belastingdienst moet je kunnen aantonen:

Per intracommunautaire levering

✅ BTW-nummer van klant
✅ Datum van validatie
✅ Resultaat van VIES check
✅ Order nummer
✅ Factuurbedrag excl. BTW
✅ Vermelding “BTW verlegd” op factuur

Bewaarplicht

Minimaal 7 jaar
Direct toegankelijk bij controle
Bij voorkeur digitaal + exporteerbaar

EU Tax Exemption App doet dit automatisch. Dashboard met alle data, CSV export voor je accountant.

Risico’s bij verkeerd toepassen

Geen BTW berekenen zonder validatie

Scenario: Je gelooft klant op zijn woord dat hij zakelijk is.

Risico: Bij controle kun je niet aantonen dat BTW-nummer geldig was. Je moet alsnog BTW betalen + boete.

Boete: Kan oplopen tot 100% van het verschuldigde BTW bedrag.

BTW berekenen terwijl je dat niet moet

Scenario: Je berekent BTW voor een geldig zakelijk nummer.

Risico: Klant betaalt te veel. Als je dit niet terugbetaalt, en klant klaagt bij Belastingdienst, kun je problemen krijgen.

Geen documentatie bijhouden

Scenario: Je valideert wel, maar bewaart geen bewijs.

Risico: Bij controle geen bewijs = alsof je niet gevalideerd hebt = naheffing.

Speciale situaties

Verkoop aan overheid

EU overheidsinstellingen hebben ook BTW-nummers. Regel is hetzelfde: geldig nummer = geen BTW.

Verkoop aan kleine ondernemers

Kleine ondernemers (< €20.000 omzet) hebben vaak geen BTW-nummer. Dan betalen ze gewoon BTW.

Mixed orders (B2B + B2C items)

Als een zakelijke klant zowel zakelijke als privé producten koopt? Hangt af van je afspraken. Meestal: alles zakelijk = alles zonder BTW.

Dropshipping

Als je dropship vanuit NL naar Duitse bedrijven: zelfde regel. Geldig BTW-nummer = geen BTW.

Volgende stappen

Je weet nu wanneer je geen BTW berekent voor zakelijke klanten. De keuze:

Handmatig → < 3 orders/maand, veel tijd Customer tags → 5-10 vaste klanten, handmatig taggen EU Tax Exemption App → 5+ orders/maand, wil automatisering

Voor groeibedrijven is automatisering de enige praktische keuze.

Start vandaag: Probeer EU Tax Exemption App gratis →

Meer weten?

Laatste update: Oktober 2025

Shopify zakelijke klant geen BTW berekenen - Complete gids