Shopify checkout BTW weghalen - Automatisch voor B2B klanten

Het BTW probleem in de checkout

Een Frans bedrijf legt een order van €850 in je winkelwagen. Ze gaan naar de checkout en zien: €1.028,50 (incl. 21% BTW).

Ze weten dat ze geen BTW hoeven te betalen. Reverse charge - ze regelen BTW in Frankrijk. Maar Shopify laat die €178,50 BTW gewoon staan.

Wat gebeurt er?

40% haakt af (te duur, te onduidelijk)
30% mailt jullie support (“hoe krijg ik BTW eraf?”)
20% bestelt en vraagt daarna terugbetaling
10% bestelt gewoon met BTW (jouw probleem later)

Het resultaat: verloren orders, frustratie en extra werk. En dat terwijl je gewoon die BTW moet weghalen volgens EU regelgeving.

Waarom Shopify dit niet automatisch doet

Shopify is gemaakt voor retail - verkopen aan particulieren. De tax engine doet drie dingen:

Herkent land van klant
Past juiste BTW tarief toe
Berekent totaalbedrag

Wat het niet doet:

Onderscheid maken tussen particulier en zakelijk
BTW-nummers valideren
BTW-vrijstelling toepassen voor bedrijven

Je moet dit zelf oplossen.

Drie manieren om BTW weg te halen

Optie 1: Customer tags (gratis maar beperkt)

Hoe het werkt:

Klant maakt account aan
Jij geeft ze handmatig “tax exempt” tag
Voortaan betalen ze geen BTW

Het grote probleem:

Werkt alleen voor bestaande klanten met account
Nieuwe zakelijke klanten betalen wel BTW bij eerste order
60% van B2B kopers gebruikt guest checkout

Praktijkvoorbeeld:

Nieuwe Duitse wholesale klant vindt je via Google. Bestelt voor €2.000. Ziet €2.420 (met BTW). Denkt: “Te duur” of “Klopt niet”. Bestelt niet.

Je mist de verkoop.

Later mailt hij: “Ik ben zakelijk, waarom BTW?” Nu moet je uitleggen dat hij eerst account moet maken, dan jij tag moet geven, dan kan hij opnieuw bestellen.

Kans dat dit gebeurt? Klein.

Wanneer het wel werkt:

Je hebt 5-10 vaste B2B relaties
Ze bestellen maandelijks
Ze zijn OK met account aanmaken

Voor alle andere gevallen: niet praktisch.

Optie 2: Shopify Scripts (duur en complex)

Vereisten:

Shopify Plus (€2.000+/maand)
Ruby kennis
Onderhoud bij elke Shopify update

Voorbeeld script:

if customer && customer.tags.include?('B2B')
  Input.cart.line_items.each do |line_item|
    line_item.change_line_price(
      line_item.line_price * 0.79, # Verwijder 21% BTW
      message: "B2B - Excl. BTW"
    )
  end
end

Waarom dit niet ideaal is:

Technisch:

Scripts valideren geen BTW-nummers
Je moet zelf bijhouden wie B2B is
Werkt niet voor guest checkout
Breekt bij Shopify updates

Compliance:

Geen VIES validatie = niet compliant
Geen automatische documentatie
Bij controle: geen bewijs

Kosten:

€2.000/maand voor Shopify Plus
Developer kosten voor setup/onderhoud
Totaal: €2.500+ setup, €2.100+ per maand

Let op: Shopify faset Scripts uit. Checkout Extensibility is de toekomst, maar heeft nog geen volledige tax features.

Optie 3: EU Tax Exemption App (aanbevolen)

De Tax Exemption App/ BTW vrijstelling app lost het kernprobleem op: BTW automatisch weghalen voor geldige zakelijke klanten, in real-time, tijdens checkout.

Het verschil:

Traditioneel	Met EU Tax Exemption App
Klant ziet €1.210	Klant ziet €1.210
Klant denkt: “Te duur”	Klant voert BTW-nummer in
Klant verlaat site	BTW verdwijnt → €1.000
Of: bestelt en mailt later	Klant bestelt direct
Jij moet terugbetalen	Klaar

Wat gebeurt er achter de schermen:

Seconde 0: Klant komt bij checkout

Totaal: €1.210 (incl. BTW)
Widget verschijnt: “BTW-nummer (optioneel)”

Seconde 3: Klant typt: DE123456789

App stuurt nummer naar VIES database
VIES antwoordt: “Geldig”

Seconde 4:

BTW verdwijnt van scherm
Nieuw totaal: €1.000
Groene melding: ”✓ BTW-vrijstelling toegepast”

Seconde 5:

Klant betaalt €1.000
Order komt binnen
Validatie gedocumenteerd

Geen extra stappen. Geen terugbetaling. Geen support tickets.

Setup in 5 minuten:

Installeer - Klik hier en volg wizard
Pas aan - Kies kleuren en teksten die bij je shop passen
Test - Doe een testorder met BTW-nummer
Live - Klaar

Meer details over installatie? Zie: BTW nummer toevoegen aan Shopify

Live voorbeeld

Bekijk hoe het werkt voor een klant:

Veelgemaakte fouten

Fout 1: BTW voor iedereen weghalen

Sommige merchants denken: “Maak BTW gewoon 0% voor EU”.

Waarom dit fout is:

Je moet BTW berekenen voor particulieren
Alleen bedrijven met geldig BTW-nummer krijgen vrijstelling
Anders: belastingontduiking

Gevolg: Naheffing + boete bij controle.

Fout 2: Klant laten mailen na bestelling

“Bestellen maar, dan regelen we BTW later wel.”

Wat er gebeurt:

Klant bestelt voor €5.000 + €1.050 BTW = €6.050
Jij moet €1.050 terugbetalen
Cashflow probleem bij grote orders
Extra administratie
Slechte ervaring voor klant

Beter: Direct juiste prijs in checkout.

Fout 3: Vertrouwen op klant zonder check

“Als ze zeggen dat ze zakelijk zijn, geloof ik ze wel.”

Risico:

Particulieren kunnen zich voordoen als zakelijk
Bij controle moet je VIES bewijs hebben
Geen bewijs = jij betaalt alsnog BTW

Correct: Altijd valideren via VIES.

Fout 4: Geen documentatie bijhouden

“Ik heb het gecontroleerd, hoef ik niet op te slaan toch?”

Realiteit:

Bewaarplicht 7 jaar
Belastingdienst kan elk moment controleren
Zonder bewijs: naheffing + boete

Oplossing: Automatisch systeem dat alles logt.

BTW-vrijstelling voor specifieke situaties

Wholesale met vaste klanten

Scenario: Je verkoopt aan 20 vaste wederverkopers in de EU.

Probleem met customer tags:

Je moet 20 klanten handmatig taggen
Nieuwe wholesale klanten betalen wel BTW bij eerste order
Bij elke nieuwe klant: handmatig proces

Met EU Tax Exemption App:

Eerste order: klant voert BTW-nummer in
Volgende orders: automatisch herkend
Dashboard: overzicht alle wholesale orders

Mix B2C en B2B

Scenario: Je verkoopt zowel aan particulieren als bedrijven.

Oplossing:

Widget is optioneel
Particulieren laten het leeg → betalen BTW
Bedrijven vullen nummer in → geen BTW
Geen verwarring, ieder ziet juiste prijs

Internationale marketplace

Scenario: Klanten uit alle 27 EU-landen.

Uitdaging:

Elk land heeft ander BTW-nummer format
Verschillende talen
Verschillende BTW tarieven

EU Tax Exemption App:

Herkent automatisch alle EU formaten
Meertalige widget (6 talen)
Past juiste vrijstelling toe per land

Kosten & ROI

Scenario: 15 B2B orders per maand

Zonder automatisering:

Support tijd: 15 × 20 min = 5 uur × €30 = €150
Terugbetalingen verwerken: 3 uur × €25 = €75
Gemiste verkopen (geschat 25%): 4 orders × €75 marge = €300
Totaal verlies: €525/maand

Met EU Tax Exemption App:

App kosten: €9,99/maand
Tijd bespaard: 8 uur
Extra conversie: +4 orders = +€300 marge
Netto winst: €290/maand

ROI: 2.900% per maand

Compliance vereisten

Voor legale BTW-vrijstelling moet je:

✅ BTW-nummer valideren via VIES database ✅ Validatie doen vóór levering ✅ Bewijs bewaren minimaal 7 jaar ✅ Per order documenteren: nummer, datum, status

Meer over de juridische kant: Zakelijke klant geen BTW berekenen

Veelgestelde vragen

Werkt BTW-vrijstelling samen met kortingscodes? Ja. Volgorde: eerst BTW weg, dan korting toepassen.

Wat bij VIES database downtime? EU Tax Exemption App heeft fallback. Je kunt handmatig valideren en dit wordt gelogd.

Kan ik de widget verbergen voor particulieren? De widget is altijd zichtbaar maar optioneel. Dit is juist goed - zo weten zakelijke klanten dat ze BTW-vrijstelling kunnen krijgen.

Hoe snel werkt de validatie? Real-time, 1-2 seconden. Klant ziet meteen het nieuwe bedrag.

Werkt dit met Shopify POS? Nee, alleen online checkout. Voor POS heb je andere oplossingen nodig.

Volgende stappen

Je hebt nu drie opties gezien om BTW weg te halen. Welke past bij jou?

Customer tags → Max 5 vaste klanten, klein volume Shopify Scripts → Je hebt Plus en developer budget EU Tax Exemption App → 5+ zakelijke orders/maand, wil automatisering

Voor de meeste merchants is automatisering de enige praktische oplossing.

Start vandaag: Installeer EU Tax Exemption App →

Meer weten?

Laatste update: Oktober 2025

Shopify checkout BTW weghalen voor zakelijke klanten