Hoe je EU BTW-vrijstelling in Shopify afhandelt

Waarom BTW-vrijstelling cruciaal is voor je Shopify winkel

Als je aan bedrijven verkoopt binnen de Europese Unie, is het begrijpen van BTW-vrijstelling niet alleen belangrijk—het is wettelijk verplicht. De EU reverse charge regeling verandert fundamenteel hoe je belastingen afhandelt bij B2B-transacties.

Wanneer een bedrijf in één EU-land aan een bedrijf in een ander EU-land verkoopt, wordt de koper verantwoordelijk voor het betalen van BTW in zijn eigen land. Dit heet de reverse charge regeling, en betekent dat jij als verkoper geen BTW in rekening mag brengen op deze transacties.

Dit verkeerd doen kan leiden tot ernstige gevolgen:

Dubbele belasting voor je klanten (zij betalen BTW aan jou, en dan opnieuw in hun eigen land)
Boetes en controles van de belastingdienst
Verlies van B2B-klanten die weigeren incorrecte BTW te betalen
Complexe terugbetalingsprocessen wanneer fouten worden ontdekt
Complianceproblemen die je bedrijfsvoering kunnen beïnvloeden

EU BTW-regels begrijpen voor grensoverschrijdende verkopen

Voordat we ingaan op de implementatie, laten we de drie scenario’s verduidelijken die je tegenkomt:

B2C Verkopen (Business to Consumer)

Je rekent altijd BTW op verkopen aan individuele consumenten. Het tarief hangt af van waar de klant zich bevindt en je jaarlijkse verkoopdrempels. Sinds juli 2021 heeft het EU One-Stop Shop (OSS) systeem dit proces vereenvoudigd.

B2B Verkopen binnen Nederland

Voor binnenlandse B2B-verkopen reken je het Nederlandse standaard BTW-tarief. Zowel jij als je klant bevinden zich in dezelfde BTW-jurisdictie, dus normale regels zijn van toepassing.

B2B Verkopen naar andere EU-landen (Intracommunautaire Levering)

Dit is waar de reverse charge van toepassing is. Je moet:

Verifiëren dat de klant een geldig BTW-nummer heeft
Geen BTW berekenen op de factuur
De verkoop rapporteren in je ICP-opgave (Intracommunautaire Prestaties)
Documentatie bewaren die bewijst dat het BTW-nummer geldig was op het moment van verkoop

De belangrijkste vereiste is validatie. Je kunt niet zomaar het woord van de klant aannemen—je moet hun BTW-nummer verifiëren via de officiële VIES (VAT Information Exchange System) database.

Methode 1: Handmatig BTW-vrijstellingsproces

Hoewel handmatig afhandelen meer tijd kost, is het volledig mogelijk en kost het niets. Hier is een uitgebreide stap-voor-stap aanpak:

Stap 1: Stel je Shopify Belastinginstellingen in

Zorg er eerst voor dat je Shopify belastingconfiguratie correct is:

Ga naar Instellingen > Belastingen en heffingen
Schakel belastinginning in voor EU-landen waar je aan verkoopt
Stel je standaard BTW-tarieven in voor elk land
Schakel “Belasting berekenen voor dit product” in voor alle relevante producten

Deze baseline zorgt ervoor dat BTW standaard wordt berekend, wat je vervolgens overschrijft voor gevalideerde B2B-klanten.

Stap 2: Creëer een aangepast formulier voor BTW-nummer verzameling

Je hebt een manier nodig waarop zakelijke klanten hun BTW-nummer kunnen opgeven. Hier zijn verschillende opties:

Optie A: Klantregistratieveld Voeg een metaveld toe aan klantaccounts:

Ga naar Instellingen > Aangepaste gegevens > Klanten
Klik op Definitie toevoegen
Noem het “BTW-nummer”
Stel type in op “Tekst met enkele regel”
Voeg indien gewenst validatie toe

Optie B: Checkout Opmerkingenveld Schakel bestelnotities in bij de checkout-instellingen, met instructies waarin zakelijke klanten worden gevraagd hun BTW-nummer op te nemen. Dit is eenvoudig maar minder gestructureerd.

Optie C: Contactformulier Creëer een speciaal contactformulier waar zakelijke klanten hun BTW-gegevens kunnen indienen voordat ze bestellingen plaatsen. Dit stelt je in staat om ze proactief te valideren en in te stellen.

Stap 3: Valideer BTW-nummers via VIES

Voor elk BTW-nummer dat je ontvangt, moet je verifiëren dat het geldig is:

Ga naar de EU VIES BTW-validatietool
Voer de landcode in (bijv. DE voor Duitsland, NL voor Nederland)
Voer het BTW-nummer in zonder de landcode
Klik op “Verifiëren”

Het systeem bevestigt of:

Het BTW-nummer geldig is
De bedrijfsnaam en het adres (indien opgegeven)
Of het nummer is geregistreerd voor intracommunautaire handel

Belangrijk: Bewaar een screenshot of PDF van elk validatieresultaat. Je hebt deze documentatie nodig voor belastingcontroles.

Stap 4: Creëer een belastingvrije klant-tag

Zodra je het BTW-nummer van een klant hebt gevalideerd:

Open hun klantprofiel in Shopify
Voeg een tag toe zoals “BTW-Vrijgesteld-EU” of “Gevalideerd-Bedrijf-DE” (inclusief landcode helpt bij rapportage)
Noteer hun BTW-nummer in de klantnotities of aangepast veld
Bewaar de VIES-validatiedocumentatie in je administratie

Stap 5: Pas handmatige belastingvrijstellingen toe

Voor elke bestelling van een gevalideerde zakelijke klant:

Tijdens Bestelverwerking:

Wanneer je een bestelling ontvangt van een getagde klant
Ga naar de besteldetails
Klik op Bewerken naast de belastingregel
Selecteer “Belastingvrij”
Voeg een reden toe: “B2B Reverse Charge - BTW: [nummer]”

Voor Conceptbestellingen: Als je bestellingen handmatig aanmaakt:

Creëer de conceptbestelling
In de sectie Belastingen, vink “Belasting berekenen” uit
Voeg een notitie toe met het BTW-nummer
Stuur de factuur naar de klant

Stap 6: Onderhoud documentatie

Creëer een spreadsheet met:

Klantnaam en Shopify ID
BTW-nummer
Land
Validatiedatum
VIES-bevestigingsreferentie (indien beschikbaar)
Bestellingen waar vrijstelling werd toegepast

Deze documentatie is cruciaal voor:

Je ICP-opgave rapportage
Belastingcontroles
Jaarlijkse compliance reviews
Boekhoudkundige administratie

Stap 7: Stel regelmatige hervalidatie in

BTW-nummers kunnen ongeldig worden als:

Het bedrijf failliet gaat
Ze verhuizen naar een ander land
Administratieve wijzigingen plaatsvinden

Best practice: Hervalideer alle opgeslagen BTW-nummers elk kwartaal. Voeg een herinnering toe aan je kalender en doorloop je hele lijst elke 3 maanden.

Methode 2: Semi-geautomatiseerde aanpak met Shopify Scripts

Als je Shopify Plus hebt, kun je Scripts gebruiken om het vrijstellingsproces gedeeltelijk te automatiseren:

Shopify Scripts gebruiken voor belastingvrijstelling

Creëer een script dat belasting verwijdert voor getagde klanten:

# Voorbeeld scriptstructuur (vereenvoudigd)
customer_tags = Input.cart.customer.tags rescue []

if customer_tags.include?('BTW-Vrijgesteld-EU')
  Input.cart.line_items.each do |line_item|
    line_item.set_tax_exempt(true)
  end
end

Output.cart = Input.cart

Deze aanpak vereist nog steeds:

Handmatige BTW-validatie
Handmatige klant-tagging
Periodieke hervalidatie
Documentatiebeheer

Maar het automatiseert de checkout-ervaring, zodat gevalideerde klanten automatisch belastingvrije prijzen krijgen.

Methode 3: Shopify Klanttags en Kortingen gebruiken

Een andere creatieve handmatige aanpak gebruikt het kortingssysteem:

Bereken je gemiddelde BTW-tarief (bijv. 21%)
Creëer een kortingscode gelijk aan dat percentage
Geef deze code alleen aan gevalideerde zakelijke klanten
Tag klanten zodat je onthoudt wie de code heeft ontvangen

Beperkingen:

Kortingen worden anders weergegeven dan belastingvrijstellingen op facturen
Niet technisch compliant (het is een korting, geen BTW-vrijstelling)
Kan verwarring veroorzaken bij de boekhouding
Werkt alleen als je BTW-tarief consistent is

Deze methode is niet aan te raden om complianceredenen, maar sommige kleine bedrijven gebruiken het als tijdelijke oplossing.

Methode 4: Geautomatiseerde BTW-vrijstelling met specifieke apps

Na het implementeren van handmatige processen gedurende enkele maanden, vinden de meeste Shopify-handelaren de werkdruk onhoudbaar. Geautomatiseerde oplossingen handelen af:

Real-time BTW-validatie tijdens checkout
Automatische toepassing van belastingvrijstelling
Klantherkenning bij terugkerende bezoeken
Complete audit trail documentatie
Meertalige ondersteuning
VIES API-integratie

Een geautomatiseerde app zoals de EU Tax Exemption App kan 10+ uur per week besparen voor winkels met reguliere B2B-klanten en elimineert validatiefouten.

Hoe geautomatiseerde validatie werkt

1. Checkout Widget Integratie Een widget verschijnt in de winkelwagen of checkout waar klanten hun BTW-nummer kunnen invoeren. De validatie gebeurt in real-time via de VIES API.

2. Directe verificatie Het systeem controleert:

Correctheid van formaat
VIES database validatie
Grensoverschrijdende leveringsgeschiktheid
Eerdere validatiegeschiedenis

3. Automatische belastingverwijdering Indien geldig, herberekent de app direct de bestelling zonder BTW. De klant ziet de zakelijke prijs onmiddellijk—geen wachten op handmatige verwerking.

4. Klantendatabase Gevalideerde klanten worden opgeslagen, zodat terugkerende klanten hun BTW-nummer niet opnieuw hoeven in te voeren. Het systeem herkent ze automatisch.

5. Audit documentatie Elke validatie wordt gelogd met:

Tijdstempel
BTW-nummer
VIES-respons
Bestelreferentie
Klantdetails

Allemaal exporteerbaar naar CSV voor je accountant of belastingdienst.

Wanneer handmatig vs. geautomatiseerd kiezen

Kies handmatig wanneer:

Je minder dan 5 B2B EU-bestellingen per maand hebt
Je gemiddelde bestelwaarde zeer hoog is (tijdinvestering gerechtvaardigd)
Je toegewijd administratief personeel hebt met tijd voor validatie
Je net begint en B2B-levensvatbaarheid test
Budget extreem krap is

Kies geautomatiseerd wanneer:

Je 10+ B2B EU-bestellingen per maand verwerkt
De tijd van je team beter besteed kan worden aan groeiactiviteiten
Je real-time prijzen wilt aanbieden aan B2B-klanten
Compliance en audit trails cruciaal zijn voor je bedrijf
Je schaalt en systemen nodig hebt die met je meeschalen

De meeste handelaren merken dat na 3-6 maanden handmatige verwerking, de tijdbesparing en foutvermindering van automatisering de bescheiden kosten van een app-abonnement rechtvaardigen.

Conclusie

EU BTW-vrijstelling afhandelen in Shopify vereist zorgvuldige aandacht voor compliance, maar hoeft niet overweldigend te zijn. Of je nu kiest voor een handmatige aanpak of geautomatiseerde oplossing, de sleutel is een systematisch proces dat:

Elk BTW-nummer valideert via VIES
Alle validaties grondig documenteert
Vrijstellingen nauwkeurig toepast
Administratie bijhoudt voor controles
Een soepele klantervaring biedt

Begin met de handmatige methode als je net begint, maar aarzel niet om te automatiseren zodra je consistent B2B-bestelvolume ziet. De tijd die je bespaart kan geïnvesteerd worden in het laten groeien van je bedrijf, terwijl je volledig compliant blijft met EU-belastingregels.

Klaar om dit hele proces te automatiseren? Onze gratis EU Tax Exemption App handelt alles automatisch af—van real-time validatie tot complete audit documentatie. Installeer in minuten en maak je nooit meer zorgen over BTW-vrijstelling compliance.

Hoe je EU BTW-vrijstelling in Shopify afhandelt (2025 Gids)