Hoe BTW nummer toevoegen Shopify - Complete handleiding 2025

Waarom een BTW-nummer veld toevoegen?

Je verkoopt aan zakelijke klanten in Duitsland, België of Frankrijk. Die bedrijven moeten hun BTW-nummer kunnen invoeren om zonder BTW te bestellen. Maar Shopify heeft standaard geen BTW-nummer veld in de checkout.

Het resultaat? Zakelijke klanten betalen te veel, jij krijgt support tickets en moet handmatig creditnota’s maken. Niet ideaal.

Dit artikel laat zien hoe je een BTW-nummer veld toevoegt - op de juiste manier, met automatische validatie en compliance.

Twee manieren om BTW-nummer veld toe te voegen

Je hebt twee opties:

1. Handmatig custom field - Gratis maar veel werk
2. EU Tax Exemption App - Geautomatiseerd en compliant

We behandelen beide methodes, zodat je kunt kiezen wat bij je past.

Methode 1: Custom form field (doe-het-zelf)

Wat je nodig hebt

• Shopify admin toegang
• Tijd om validaties handmatig te doen
• Max 2-3 zakelijke orders per week

Stap 1: Custom field aanmaken

Ga naar je Shopify admin:

1. Settings → Checkout
2. Scroll naar Form options
3. Add custom field
4. Vul in:
   • Label: “BTW-nummer (voor zakelijke klanten)”
   • Type: Text field
   • Required: No

Klaar. Het veld verschijnt nu in de checkout.

Stap 2: Order notes checken

Na elke bestelling:

1. Open de order in Shopify
2. Check of er een BTW-nummer in de notes staat
3. Geen nummer? Dan betaalt klant gewoon BTW
4. Wel nummer? Ga naar stap 3

Stap 3: Handmatig valideren

Open de VIES website:

1. Vul het BTW-nummer in
2. Check of het geldig is
3. Neem screenshot als bewijs
4. Bewaar dit bij de order

Stap 4: BTW terugbetalen

Als het nummer geldig is:

1. Bereken het BTW bedrag
2. Maak een creditnota in Shopify
3. Betaal terug via oorspronkelijke betaalmethode
4. Email klant met bevestiging

Waarom deze methode lastig is

Tijdsinvestering:

• 10-15 minuten per order
• Bij 20 orders/maand = 5 uur werk

Risico’s:

• Vergeten een order te checken
• Verkeerde berekening van BTW-terugbetaling
• Geen systematische documentatie
• Slechte klantervaring (wachttijd)

Compliance:

• Belastingdienst eist bewijs van VIES validatie
• Screenshots zijn geen professionele documentatie
• Bewaarplicht 7 jaar - lastig te organiseren

Conclusie: Alleen doen als je < 2 zakelijke orders per maand hebt.

Methode 2: EU Tax Exemption App (geautomatiseerd)

De Tax Exemption App/ BTW vrijstelling app voegt automatisch een BTW-validatie veld toe en regelt alles achter de schermen.

Hoe het verschilt van custom field

Custom field	EU Tax Exemption App
Klant vult nummer in	Klant vult nummer in
Nummer staat in order notes	Nummer wordt real-time gevalideerd
Jij controleert handmatig	App controleert automatisch
Jij betaalt terug	BTW wordt direct weggehaald
Geen documentatie	Automatisch gedocumenteerd

Installatie in 3 stappen

Stap 1: Install de app (30 seconden)

• Ga naar Tax Exemption App/ BTW vrijstelling app
• Klik “Add app”
• Log in met je Shopify account
• Klik “Install”

Stap 2: Configureer de widget (5 minuten)

Je ziet het configuratiescherm met deze opties:

Positie

• Boven winkelwagen items
• Onder winkelwagen items
• Voor klantgegevens

Kies wat het beste past bij je checkout flow.

Teksten (Nederlands)

• Label: “BTW-nummer”
• Placeholder: “NL123456789B01”
• Help text: “Voer je BTW-nummer in voor zakelijke aankoop”
• Success: ”✓ Geldig nummer - BTW vrijgesteld”
• Error: ”✗ Ongeldig nummer - Controleer je invoer”

Design

• Primaire kleur (buttons): #000000
• Achtergrond: #FFFFFF
• Tekstkleur: #333333
• Border: 1px solid #CCCCCC
• Border radius: 4px

Pas aan tot het matcht met je webshop huisstijl.

Stap 3: Test (2 minuten)

Open je webshop in incognito:

1. Voeg product toe
2. Ga naar checkout
3. Test met geldig nummer: NL002065958B01 (voorbeeld)
4. Check of BTW verdwijnt
5. Test met ongeldig: NL000000000B00
6. Check of foutmelding verschijnt

Als beide tests werken → je bent klaar!

Wat klanten zien

Voor invoer:

Product: €100
BTW (21%): €21
Totaal: €121

[  BTW-nummer (optioneel)  ]
Voer je BTW-nummer in voor zakelijke aankoop

Na invoer geldig nummer:

Product: €100
BTW (21%): €0 [BTW vrijgesteld]
Totaal: €100

✓ Geldig BTW-nummer - BTW-vrijstelling toegepast

Na invoer ongeldig nummer:

Product: €100
BTW (21%): €21
Totaal: €121

✗ Ongeldig BTW-nummer - Controleer je invoer

Direct duidelijk voor de klant wat er gebeurt.

Video: Bekijk het live

Dashboard & documentatie

Na je eerste orders:

Overzicht pagina:

• Aantal validaties vandaag
• Totaal aantal gevalideerde klanten
• Success rate (geldig vs ongeldig)
• Meest recente validaties

Validaties lijst:

• Order nummer (klikbaar naar Shopify order)
• Klant naam
• BTW-nummer
• Land
• Status (✓ Geldig / ✗ Ongeldig)
• Datum & tijd
• Automatisch bewaard 7 jaar

Export functie:

• CSV export voor boekhouding
• Filter op datum range
• Filter op land
• Filter op status

Perfect voor je accountant of belastingcontrole.

Veelvoorkomende problemen

”Widget is niet zichtbaar”

Oorzaak: Theme compatibility of cache

Fix:

1. Clear browser cache (Ctrl+Shift+Delete)
2. Test in incognito mode
3. Check of app “Enabled” staat in admin
4. Check compatibility in app settings

”BTW wordt niet weggehaald”

Oorzaak: Nummer is ongeldig of verkeerd format

Fix:

1. Check format per land (zie tabel hieronder)
2. Test nummer op VIES website
3. Vraag klant om nummer te verifiëren

”Verkeerde taal wordt getoond”

Oorzaak: Language detection verkeerd ingesteld

Fix:

1. App dashboard → Settings → Language
2. Kies “Nederlands” (handmatig)
3. Of: “Auto-detect” voor internationale klanten

BTW-nummer formats per land

Land	Format	Voorbeeld	Lengte
Nederland	NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers	NL123456789B01	14
België	BE + 10 cijfers	BE0123456789	12
Duitsland	DE + 9 cijfers	DE123456789	11
Frankrijk	FR + 2 tekens + 9 cijfers	FRXX123456789	13
Italië	IT + 11 cijfers	IT12345678901	13
Spanje	ES + 9 tekens	ESX1234567X	11

Alle 27 EU-landen worden ondersteund door EU Tax Exemption App

Best practices

1. Maak het veld optioneel

Particulieren hoeven geen BTW-nummer in te voeren. Ze bestellen gewoon met BTW.

Zakelijke klanten zien het veld en kunnen kiezen of ze het invullen.

2. Geef duidelijke instructies

Goed:

“Zakelijke klant? Voer je BTW-nummer in voor aankoop zonder BTW”

Slecht:

“VAT number (optional)”

Nederlandse tekst werkt beter voor Nederlandse klanten.

3. Test regelmatig

Test maandelijks of:

• Widget nog zichtbaar is (na theme updates)
• Validatie nog werkt (VIES is soms offline)
• Design nog klopt (na checkout updates)

4. Informeer je klanten

Voeg info toe aan:

• FAQ pagina: “Hoe koop ik zakelijk in?”
• Footer: “Zakelijk bestellen”
• Email signature: “Zakelijke klant? Gebruik BTW-nummer bij checkout”

Veelgestelde vragen

Kan ik het veld verplicht maken? Ja, in de app instellingen. Maar dit raad ik niet aan - particulieren kunnen geen BTW-nummer invoeren.

Werkt dit met Shopify Markets? Ja, EU Tax Exemption App werkt met alle Markets en valuta’s.

Hoe zit het met Shopify Checkout Extensibility? EU Tax Exemption App is compatible met de nieuwe checkout. Updates gebeuren automatisch.

Kan ik meerdere BTW-nummers per klant opslaan? Ja, als een klant meerdere nummers heeft (meerdere vestigingen) worden ze allemaal opgeslagen.

Werkt dit ook voor Shopify Plus? Ja, EU Tax Exemption App werkt voor alle Shopify plannen: Basic, Shopify, Advanced en Plus.

Wanneer welke methode?

Kies custom field als:

• Je < 2 zakelijke orders per maand hebt
• Budget absoluut nul is
• Je tijd hebt voor handmatig werk

Kies EU Tax Exemption App als:

• Je 2+ zakelijke orders per maand hebt
• Je tijd wilt besparen
• Je compliant wilt zijn
• Je professionele checkout wilt

Meer weten over BTW-vrijstelling? Lees onze andere gidsen:

• Shopify BTW vrijstelling instellen - Complete gids
• Checkout BTW weghalen - Focus op BTW verwijdering
• Geen BTW berekenen voor zakelijke klanten - Waarom en hoe

Klaar om te starten? Installeer EU Tax Exemption App →

---

Laatste update: Oktober 2025