Je herkent dit
Maandagochtend, 9:15. Je opent je Shopify admin. 14 nieuwe orders sinds vrijdag. Mooi.
Je scrollt door de orders. Order #2847: Duits bedrijf, €1.850. In de order notes staat: “BTW-nummer: DE123456789. Graag factuur zonder BTW.”
Sh*t.
Je opent een nieuw tabblad. Typt: “VIES Europa”. Klikt op de link. Wacht tot de site laadt (hij is altijd traag). Selecteert “Germany” uit het dropdown menu. Kopieert het BTW-nummer. Plakt het in het veld. Klikt “Verify”. Wacht. Wacht. Groen vinkje.
Oke, geldig.
Je maakt een screenshot. Opslaat als “vies-check-de123456789-2025-10-31.png” in je “BTW validaties 2025” map.
Je opent Shopify. Maakt een creditnota. Rekent de BTW terug: €1.850 / 1.21 = €1.528,93. BTW = €321,07. Maak creditnota voor €321,07.
Je opent je mail. Schrijft naar de klant: “Beste, uw BTW-nummer is gevalideerd. Zie bijgaand creditnota…”
Je kijkt op de klok. 9:28. 13 minuten voor één order.
Je hebt nog 6 andere orders met BTW-nummers deze week.
Dit moet beter kunnen.
Wat je nu doet kost belachelijk veel tijd
Laten we het uitrekenen:
Per order met BTW-nummer:
- VIES website openen: 30 sec
- Nummer invoeren en checken: 60 sec
- Screenshot maken en opslaan: 45 sec
- Creditnota maken: 3 min
- Email naar klant: 2 min
- Order notes updaten: 30 sec
- Totaal: 7-8 minuten
Per week:
- 10 B2B orders met BTW-nummers
- 10 × 8 min = 80 minuten
- 1 uur 20 minuten per week
Per maand:
- 4 weken × 80 min = 320 minuten
- 5 uur en 20 minuten per maand
Per jaar:
- 5,3 uur × 12 = 64 uur
- 8 werkdagen per jaar
Je besteedt meer dan een werkweek per jaar aan het handmatig checken van BTW-nummers.
De dingen die mis gaan
Screenshots raken zoek
Je computer heeft 847 screenshots in de Downloads folder. Welke was ook alweer van order #2431 uit maart? Je weet niet meer.
Belastingdienst controleert. Ze vragen bewijs. Je zoekt. Je vindt hem niet. Je bent de sjaak.
Typefouten
Klant schrijft: BE 0123 456 789 (met spaties)
Jij kopieert: BE0123456789 (zonder spaties)
VIES zegt: Invalid
Maar het nummer is wél geldig. Je weet alleen niet dat VIES geen spaties accepteert. Nu heb je de klant verteld dat hun nummer ongeldig is. Ze zijn boos. Ze annuleren de order.
VIES is offline
Het is vrijdagmiddag 16:30. Je checkt een BTW-nummer. VIES website laadt niet. “Service temporarily unavailable.”
Wat nu? De klant wacht op bevestiging. Je moet hem dit weekend versturen. Check je maandagochtend? Geef je nu al BTW-vrijstelling? Gok je?
Klant heeft al betaald
Klant bestelt. Betaalt €2.420 (incl. BTW). Order is binnen.
Dan mailt hij: “Ik ben zakelijk, hier is mijn BTW-nummer.”
Jij checkt. Geldig. Je moet nu €420 terugbetalen. Creditnota maken. Geld overmaken. Email sturen.
Klant vraagt: “Wanneer krijg ik mijn geld terug?”
Dit voelt allemaal onprofessioneel.
Hoe automatische validatie werkt
Bij checkout ziet je klant een veld: “BTW-nummer (optioneel voor zakelijke klanten)”
Hij voert in: DE123456789
Hij klikt buiten het veld. Er gebeurt iets:
Seconde 1: Het nummer wordt naar de EU Tax Exemption App gestuurd Seconde 2: De app checkt het nummer in de VIES database Seconde 3: De app krijgt antwoord: Valid of Invalid
Als Valid:
- Groene melding: ✓ Geldig BTW-nummer
- BTW verdwijnt van het totaalbedrag
- €2.000 (was €2.420) ← klant ziet dit
- Klant betaalt €2.000
- Validatie wordt automatisch gelogd met timestamp, order nummer, klant naam
Als Invalid:
- Rode melding: ✗ BTW-nummer niet geldig - controleer je invoer
- BTW blijft staan
- €2.420 ← klant ziet dit
- Klant kan proberen opnieuw of betalen met BTW
Jij doet: Niks. Order komt binnen. Juiste bedrag. Validatie gedocumenteerd. Klaar.
Wat er achter de schermen gebeurt
Voor de duidelijkheid - technisch maar simpel:
Stap 1: App ontvangt nummer DE 123 456 789
Stap 2: Cleanup
- Haalt spaties eruit
- Maakt hoofdletters
- Resultaat:
DE123456789
Stap 3: Format check
- Is dit een Duits nummer?
- Heeft het 9 cijfers na DE?
- Ja → ga door
Stap 4: VIES API call
- App stuurt request naar EU database
- Vraagt: Is
DE123456789geldig?
Stap 5: VIES antwoordt
Valid: true
Country: DE
Name: BEISPIEL GMBHStap 6: App handelt af
- Valid → BTW uit in Shopify checkout
- Invalid → BTW blijft aan
Stap 7: Logging
- Database record: order #, BTW-nummer, timestamp, status, klant naam, land
- Bewaard 7+ jaar
- Exporteerbaar naar CSV
Tijd: 2 seconden. Jij doet niks.
Waarom dit beter is dan handmatig
Je bespaart 5 uur per maand
Bij 10 validaties per week:
- Was: 80 min/week = 5,3 uur/maand
- Nu: 0 min/week = 0 uur/maand
Die 5 uur kun je besteden aan:
- Nieuwe producten sourcen
- Marketing
- Klanten helpen
- Vrijdagmiddag eerder stoppen
Klanten betalen direct de juiste prijs
Geen gedoe meer met terugbetalingen. Geen creditnota’s. Geen “wanneer krijg ik mijn geld terug?” emails.
Klant ziet in checkout: €2.000. Klant betaalt: €2.000. Done.
Veel professioneler.
Je hebt altijd bewijs
Belastingdienst belt: “We willen bewijs van BTW-validaties over 2024.”
Jij: “Momentje.”
Je opent EU Tax Exemption App dashboard. Klikt “Export 2024”. Download CSV bestand. Stuurt naar inspecteur.
CSV bevat:
- Order nummer
- BTW-nummer
- Validatie datum & tijd
- Status (Valid/Invalid)
- Klant naam
- Land
Inspecteur: “Dank, dit is prima.”
Gesprek duurt 5 minuten. Je bent compliant. Geen stress.
Wat het kost vs wat je bespaart
Handmatig (je huidige situatie)
Tijd:
- 5,3 uur per maand
- × €30/uur (je tijd)
- = €159 per maand
Gemiste conversies:
- Klanten die afhaken bij hoge prijs (BTW aan)
- Geschat: 2 orders/maand × €100 marge
- = €200 per maand
Stress & compliance risico:
- Screenshots kwijt
- Typefouten
- Bij controle: bewijs zoeken
- = Onbetaalbaar
Totaal: €359+ per maand verlies
Automatisch (EU Tax Exemption App)
Kosten:
- €9,99 per maand
- Setup: 0 uur
- Onderhoud: 0 uur
Besparing:
- Tijd: +5,3 uur
- Geld: +€159
- Extra conversies: +€200
- Stress: -100%
Totaal: €349 winst per maand
Break-even: Bij 2 validaties per maand.
Als je meer dan 2 B2B orders per maand hebt met BTW-nummers → automatisering loont.
Hoe je vandaag start
Stap 1: Installeer EU Tax Exemption App (2 minuten)
Ga naar Tax Exemption App/ BTW vrijstelling app. Klik “Add app”. Log in met je Shopify account. Klik “Install”.
Stap 2: Configureer widget (3 minuten)
In het dashboard:
- Kies positie (boven/onder cart items)
- Pas kleuren aan bij je huisstijl
- Stel teksten in Nederlands
- Klaar
Stap 3: Test (2 minuten)
Open je webshop in incognito. Voeg product toe. Ga naar checkout. Test met een geldig nummer (bijvoorbeeld: NL806768289B01). Check of BTW verdwijnt. Test met ongeldig nummer. Check of foutmelding verschijnt.
Stap 4: Live
Je bent klaar. Vanaf nu: automatische validaties. Geen handmatig werk meer.
Totale setup tijd: 7 minuten.
Volledige installatie guide: BTW nummer toevoegen aan Shopify
Veelgestelde vragen
Werkt dit voor alle EU-landen? Ja. EU Tax Exemption App herkent alle 27 EU BTW-formaten en valideert via de officiële VIES database.
Wat als een klant een fout nummer ingeeft? De app toont een duidelijke foutmelding. De klant kan het correcte nummer invoeren of met BTW betalen.
Moet ik elke order opnieuw valideren? Nee. Terugkerende klanten worden automatisch herkend. Hun BTW-nummer wordt onthouden.
Hoe lang duurt een validatie? 1-2 seconden. De klant merkt het nauwelijks.
Kan ik oude validaties terugzien? Ja. In het dashboard zie je alle validaties met filter opties. Je kunt alles exporteren naar CSV.
Stop met handmatig werk
Je hebt betere dingen te doen dan BTW-nummers handmatig checken op een trage website, screenshots maken en creditnota’s versturen.
Automatiseer het. Bespaar 5 uur per maand. Geef klanten een betere ervaring. Blijf compliant zonder stress.
Voor €9,99 per maand.
Start vandaag: Installeer EU Tax Exemption App →
Meer weten over BTW-vrijstelling:
Laatste update: Oktober 2025