Een duidelijke, stapsgewijze handleiding voor het instellen van btw in Shopify als Nederlandse ondernemer. Leer hoe je je btw-nummer invoert, OSS activeert voor EU-verkopen, producten categoriseert voor de juiste btw-tarieven, prijzen inclusief btw inschakelt en je instellingen test. Inclusief tips voor B2B-btw-vrijstelling.
Verkoop je producten via een Shopify-webshop? Dan is het correct instellen van je BTW-instellingen essentieel. Niet alleen om te voldoen aan de Nederlandse belastingregels, maar ook zodat je klanten altijd de juiste prijs zien. In deze handleiding loop ik stap voor stap door alle instellingen heen.
Om bij de BTW-instellingen te komen, ga je in je Shopify-dashboard naar Instellingen (links onderin). Klik vervolgens op Douanerechten en belastingen. Hier zie je een overzicht van alle belastingregio’s die je kunt instellen.
Klik op de regel voor de Europese Unie. Shopify heeft waarschijnlijk al het land waarin je gevestigd bent aangemaakt. Voor Nederland kun je hier je BTW-nummer invoeren door op de knop ‘BTW innen’ te klikken.
Zodra je je BTW-nummer invoert, verifieert Shopify of alles klopt. Bij een groen vinkje weet je dat je BTW int in Nederland.
Wil je ook verkopen aan klanten in andere Europese landen? Klik dan op ‘BTW innen’ en je krijgt twee opties:
Optie 1: One Stop Shop (OSS) – Dit is het systeem dat gehanteerd wordt binnen de EU. Als je over de drempel van 10.000 euro aan EU-verkopen komt (buiten je eigen land), moet je gebruikmaken van OSS. Je draagt dan de BTW af in het land van je klant, maar doet aangifte via de Nederlandse Belastingdienst.
Optie 2: Thuislandregistratie – Verwacht je minder dan 10.000 euro per jaar aan verkopen naar andere EU-landen? Dan kun je de BTW innen met je thuislandregistratie.
Voor de meeste groeiende webshops is optie 1 (OSS) de beste keuze. Na het selecteren zie je de bevestiging dat je grensoverschrijdend BTW int.
Scroll naar beneden op dezelfde pagina. Hier kun je aangeven of Shopify automatisch facturen moet genereren. Zet dit vinkje aan als je dit wilt. Je kunt hier ook je bedrijfslogo toevoegen aan de facturen.
Vergeet niet de pagina op te slaan na het maken van wijzigingen.
Shopify wijst aan de hand van productcategorieen de specifieke belastingregels toe. Als je producten hebt die nog niet gecategoriseerd zijn, zie je dit in het overzicht.
Klik op het linkje om te zien welke producten nog een categorie nodig hebben. Door elk product de juiste categorie te geven, weet je zeker dat Shopify de belastingen correct berekent. Dit is vooral belangrijk als je producten verkoopt met het verlaagde BTW-tarief (9%), zoals voedsel of boeken.
Ga terug naar het hoofdscherm van Douanerechten en belastingen en scroll naar beneden. Hier vind je de optie Prijzen weergeven inclusief BTW.
Voor B2C-webshops (verkoop aan consumenten) wil je dit aanzetten. Consumenten verwachten dat de prijs die ze zien ook de prijs is die ze betalen. Als er 49,95 euro staat, willen ze 49,95 euro betalen – niet 49,95 euro plus BTW.
Nu is het tijd om te testen of alles correct werkt. Voeg een product toe aan je winkelwagen en ga naar de checkout. Selecteer verschillende landen om te zien of de BTW correct wordt aangepast.
Kies je bijvoorbeeld Duitsland als land, dan zie je dat het BTW-bedrag anders wordt. Duitsland heeft namelijk een lager BTW-tarief (19%) dan Nederland (21%). Bij Belgie of Nederland past Shopify automatisch het tarief van 21% toe.
Verkoop je ook aan zakelijke klanten binnen de EU? Dan kunnen zij in aanmerking komen voor BTW-vrijstelling. Dit betekent dat bedrijven met een geldig BTW-nummer geen BTW hoeven te betalen over hun aankopen.
Dit kan niet standaard in Shopify, maar er zijn BTW vrijstelling apps beschikbaar die dit mogelijk maken. Met zo’n app kan de klant in de winkelwagen of checkout zijn BTW-nummer invoeren en zichzelf vrijstellen van BTW.
Het instellen van BTW in Shopify is niet moeilijk als je weet wat je moet doen. De belangrijkste stappen zijn:
Heb je vragen over het instellen van BTW in jouw Shopify-webshop? Laat het weten in de comments of neem contact op