Shopify B2B-orders naar Acumulus: btw-verlegd, OSS en klantgegevens

TL;DR: Verwerk Shopify B2B-orders in Acumulus met btw-nummers, btw-verlegd, OSS, grootboekrekening en kostenplaats.

Een Shopify-order naar Acumulus sturen is niet alleen een kwestie van totaalbedrag overnemen. Vooral bij B2B-orders moet de koppeling begrijpen wat voor klant het is, welk land erbij hoort en welke btw-behandeling past.

Daarom verdient B2B een eigen uitleg naast de bestaande Shopify Acumulus koppeling. Het hoofdartikel legt de totale koppeling uit. Hier gaat het over de orders die het snelst fout gaan: zakelijke orders, EU-orders en orders met btw-verlegd of OSS.

Wat maakt B2B in Shopify lastig?

Bij consumentenorders is het vaak duidelijk: klant koopt, betaalt btw, factuur wordt geboekt.

Bij B2B-orders heb je meer context nodig:

• is er een bedrijfsnaam?
• is er een btw-nummer?
• uit welk land komt de klant?
• is het binnenland, EU of buiten EU?
• is btw-verlegd van toepassing?
• gebruik je OSS voor EU-consumenten?
• welke grootboekrekening of kostenplaats moet Acumulus gebruiken?

Als een koppeling alleen het ordertotaal overneemt, mis je precies deze details.

Btw-nummer uit Shopify

Het btw-nummer kan in Shopify uit meerdere bronnen komen:

• het btw-veld bij checkout;
• een klantmetafield;
• een ordernotitie of note attribute.

Een praktische koppeling gebruikt de eerste bron die een waarde heeft. Daardoor hoef je niet elke klant via dezelfde route te laten binnenkomen.

Ontbreekt het btw-nummer, dan moet de koppeling niet gokken. Een zakelijke naam zonder btw-nummer is niet automatisch een btw-verlegde EU-order.

Btw-verlegd in Acumulus

Bij EU B2B-orders kan btw-verlegd relevant zijn. Dan moet de factuur niet alleen een ander btw-bedrag krijgen, maar ook als juiste btw-situatie in Acumulus worden geboekt.

Dat vraagt om meer dan een tekstje op de factuur. De koppeling moet het land, btw-nummer en orderdata gebruiken om de boeking goed te bepalen.

Lees voor de bredere Shopify-context ook B2B verkopen via Shopify met btw-verlegd en 0% btw, vrijgesteld of btw verlegd?.

OSS voor EU-consumenten

B2B is niet de enige internationale situatie. Verkoop je aan EU-consumenten over de grens, dan kan OSS relevant zijn.

De koppeling moet weten of je voor OSS geregistreerd bent. Als dat zo is, kan de btw van het bestemmingsland worden verwerkt. Als dat niet zo is, is een duidelijke fout beter dan stil verkeerd boeken.

Voor jou is dit belangrijk: je wilt geen koppeling die “alles automatisch verwerken” belooft, maar daarna twijfelachtige btw-boekingen maakt.

Grootboekrekening en kostenplaats

Acumulus werkt met boekingsinstellingen zoals grootboekrekening en kostenplaats. Een Shopify-koppeling moet die niet hardcoded kiezen zonder dat jij daar controle over hebt.

Praktisch wil je:

• een standaard grootboekrekening kiezen;
• eventueel een kostenplaats kiezen;
• die instellingen later kunnen aanpassen;
• nieuwe orders consistent laten boeken.

Dat is vooral handig als Shopify maar een verkoopkanaal is binnen je bredere administratie.

Refunds bij B2B-orders

Een zakelijke refund heeft dezelfde aandacht nodig als de originele factuur. Als de oorspronkelijke order btw-verlegd was, moet de creditnota daarbij aansluiten.

Daarom moet je refunds niet los zien van B2B. Lees ook Shopify refunds verwerken in Acumulus: creditnota’s zonder handwerk.

Voor een vergelijkbaar refund-probleem in Moneybird: Shopify retouren in Moneybird.

Wat test je voordat je live gaat?

Maak testorders voor de situaties die bij jouw webshop voorkomen:

• Nederlandse zakelijke klant met btw;
• EU zakelijke klant met btw-nummer;
• EU consument als je OSS gebruikt;
• klant buiten de EU;
• order met korting;
• order met verzendkosten;
• refund op een B2B-order.

Controleer daarna in Acumulus of de boeking klopt. Niet alleen of de factuur bestaat, maar of de btw-behandeling goed staat.

Conclusie

Een Shopify Acumulus koppeling is pas nuttig als hij meer doet dan orderbedragen doorzetten. Voor B2B-orders moet de koppeling klantgegevens, btw-nummer, land, OSS-instelling, grootboek en refunds goed verwerken.

Dat is het verschil tussen “er staat iets in Acumulus” en “mijn Shopify-administratie klopt”.